-校務支援システムの導入を考える 年次更新-

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 梅の花が咲き、だんだんと体感的に春が近づいている心地がします。学年末です。3月は卒業式があり、最終学年が新たな環境へと巣立ち、先生方はご異動がある別れの季節です。児童生徒の卒業や先生方のご異動に合わせ、校務支援システムも年次更新作業を行うことで、卒業・進級、そして先生方の異動処理を行う必要があります。4月から校務支援システムを用いて円滑に業務を行えるよう、準備が必要な時です。平成30年度最後の支援員日記では、校務支援システムの年度更新についてお話をしたいと思います。

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校務支援システムの年次更新が近づいてきますと、「年に1回の作業だから、どんなことをしたらよいのか忘れてしまった。年次更新はすごく心配だ。」とお声がけいただきます。
そのお気持ち、よ~くわかります。校務支援システムの種類によっては、年次更新に非常に煩雑な操作や手順が必要なものもあります。簡単に行えるシステムでも、年に1度の作業、記憶がおぼろげで不安になってしまいますよね。導入初年度で初めて迎える年次更新ならなおさらご心配かと思います。
そんな時に是非活用いただきたいのが、メーカーやサポートが行う「年次更新研修会」です。

年次更新処理については1年に1回の作業であるため、導入年度以降も研修会を行うサポートが多いと思います。ご活用いただき、次年度へ備えていただきたいと思います。参加される際は、システムを実質管理されている先生(教務主任や情報担当)と管理職の先生(副校長先生や教頭先生)の2名で参加されるのが良いと思います。
機能の操作権限を多くお持ちの先生が2名参加される方が良いのには2つ理由があります。
1つ目は、年次更新処理はシステムの根幹にかかわる基本設定を行う作業が発生するため、「管理者」権限を持っている先生しか操作できない機能があることが多いです。研修会に参加されても、いざ操作しようと思ったときに操作権限がないと、操作ができない状態となってしまいます。実質学校で校務支援システムの管理をされている先生や管理職の先生が参加されれば、まず、操作できない機能があることはないと思います。

2つ目は、1名のみの参加だと、参加された先生がご異動となった場合、学校の年次更新処理が円滑に行えない可能性があります。2名参加されると、1名ご異動になってももう一方の先生で年次更新処理を進められますし、万が一2名ともご異動になった場合にも、校内で年次更新処理の必要事項を手分けしてご異動がない先生へ共有できます。

また、年次更新処理の研修会に参加される際は、機能の操作方法はもちろんのこと、以下の項目について注意深くお聞きになるとよいと思います。

  • ・「いつまでに」、「どんな作業」を終えておく必要があるか。
  • ・「いつから」次年度の準備(次年度の学校行事予定、クラス替え、新入生の登録など)ができるか(年度内にできるのか、年次更新後でないとできないのか)。
  • ・「誰」が行う作業か(業者が行う作業、教育委員会が行う作業、学校が行う作業など)
  • ・年度初めに「最低限」終える必要がある作業は何か。
  • ・天皇のご即位に伴う休日の設定や、帳票に出力する年度の記載方針はどうなっているか。

基本的なことと思われるかもしれませんが、年度初めは特に、先生方は非常にお忙しいです。
「5W1H」をはっきりさせておくことで、年度初めの準備に備えることができます。
次年度は天皇の退位、即位、元号の変更がありますので、祝祭日の設定(特に出席簿に出力される祝祭日名)や帳票に記載する和暦年度の方針や校務支援システムの仕様はしっかり確認いただいた方が良いと思います。「言うは易し行うは難し」は重々承知しておりますが、「いざ、名簿を出力しよう」、「いざ、出欠を入力しよう」、「成績を入力しよう」となった際に、困ることがないように最低限の準備を進められるとよいと思います。
しかしながら、完璧な人間はおりませんので、「あれ?どうだったかな?」と思うことがあれば、是非校務支援システムのサポートへお問合せください。

長くなってきましたね、読むのが疲れたころかと思います。第12回目(最終回)のお話しはここまでとしましょう。つたない文章で恐縮ですが、平成30年度1年間、支援員日記を担当させていただき、ありがとうございました。またいつかどこかでお会いできますように。

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このような形で月1回お届けしてまいりました。行政職の皆さまには校務支援システムの導入と活用の様子について知っていただくきっかけになればと思っております。ご参考になりましたでしょうか。ご意見、ご質問等をどうぞよろしくお願いいたします。