-校務支援システムの導入を考える 校務支援システムとヘルプデスク-

カテゴリー: 校務支援   パーマリンク

こんにちは、支援員Sです。クリスマスが近づき、街はイルミネーションできらびやかに変身している地域も多いですね。
家々の窓から漏れる明かりは、寒い中でもどこかほっとした温かさがあり味わい深い季節です。それと同時に年越しが迫り、冬の「味わい深さ」にひたっていられない余裕のなさもある「師走」は、客観的にみると面白い時季です。
そんな中、新しく校務支援システムを導入した自治体では、成績処理時期にシステムに関する問い合わせで教育委員会担当部署の電話が鳴りやまない、「師走」を迎えているかもしれません。そんなとき、「こんな」サポートがあったらいいと思いませんか?今日はそんなお話です。

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校務支援システムを導入するにあたり、ヘルプデスクを活用している自治体は多くいらっしゃると思います。しかし、実際に運用を始めてみると「どこまでをヘルプデスクに聞けばよいのかわからない」、「ヘルプデスクで答えられないことかもしれない」、「たらい回しにされるかもしれないので最初から教育委員会の担当部署へ電話しよう」など様々な理由から「教育委員会の担当部署」へ学校から問い合わせが殺到し、終始電話対応に追われてしまうという状況になることがあります。実際に頭を抱えていらっしゃる部署もあるのではないでしょうか。メーカーとのサポート契約の条件にもよるとは思いますが、そんなときぜひ活用していただきたいのが成績処理時期(2週間程度)の「短期常駐サポート」です。

【短期常駐サポートの例:自治体A市様の場合】
自治体内の学校が3期制であり、6月末から7月、11月末から12月、3月の通知表作成に伴う成績処理時期に教育委員会の担当部署へコールセンターの対応者が短期常駐するサポートを行いました。
教育委員会の担当部署へ学校から問い合わせがあったお電話の内、校務支援システムの操作に関わる内容については、常駐サポートの人員が引き継いで回答を行いました。そうすることで、教育委員会のご担当者が電話に対応する時間を減らし、業務時間を確保する手助けとなりました。運用面については教育委員会より回答いただくこともでき、効率の良いサポートとなりました。コールセンターやメーカーにとっても現場での校務支援システムの運用実態を把握することができサポートの質の向上へとつながりました。

【短期常駐サポートの例:自治体B様の場合】
校務支援システムを導入している中学校8校を通知表作成時期に5日間(午前1校、午後1校)の形で訪問しました。運用初年度の1学期の通知表作成時期のサポートです。成績を入力し始め不安に感じることや、運用をそろえてほしい事項についてのご意見などをお聞きし、教育委員会のご担当者へ報告することで学校現場と教育委員会との間の調整役を担うことができました。コールセンターやメーカーにとっても現場での校務支援システムの運用実態を把握することができサポートの質の向上へとつながりました。

短期常駐サポートはずっと継続して行うものではありません。学校現場からの要望の減少やコールセンターの問い合わせ状況の推移を分析し、運用が安定していれば実施をやめることができます。実施例に挙げたA市様では運用2年目まで実施し3年目以降は実施を取りやめています。常駐サポートの方法(教育委員会に常駐する、学校を巡回する)についてはメーカーやコールセンターなどと契約の条件も含め協議する必要がありますが、校務支援システムについての電話が頻繁に鳴る自治体様におかれましては、検討いただいてきっと損はないと思います。

長くなってきましたね、読むのが疲れたころかと思います。第9回目のお話しはここまでとしましょう。次回の第10回目では、「校務支援システムを運用する上での組織体制を見直してみよう」をお届けしようと思います(なお、表題は思いつきなので、変更となる場合があります。ご承知おきくださいませ)。

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このような形で今後も月1回お届けしようと思います。行政職の皆さまには校務支援システムの導入と活用の様子について知っていただくきっかけになればと思っております。ご意見、ご質問等をどうぞよろしくお願いいたします。