教育委員会行政職の皆様に送る 現役ICT支援員を最大限活用できる3つの項目

投稿日 | カテゴリー: プログラミング教育, 授業支援, 校務支援 |

皆様こんにちは。
毎月1回現役ICT支援員による現場ならではのお話をお届けしているICT支援員日記も60回以上更新をし、皆様から様々な反響を頂いております。ありがとうございます。
記事数が多くなってきましたので、目次を設定いたしました。

ICT支援員をご活用いただく際の参考になれば幸いです。なお、1万viewを超える大人気コンテンツ「パワーポイントですごろく作成」は、ICT支援員が現場の先生と1年生でも楽しめるものを、と工夫して考えついたものです。

ICT支援員イメージ
◆ICT支援員活用事例1

授業支援
https://ict-help.jp/ict_days/category/class-support/
小学校1年生から6年生まで、具体的にどのような授業でどのような支援を行ったか、写真付きでご紹介しています。「けいさつひみつブック」等おもしろコンテンツ満載です。

◆ICT支援員活用事例2

プログラミング教育支援
https://ict-help.jp/ict_days/category/%e3%83%97%e3%83%ad%e3%82%b0%e3%83%a9%e3%83%9f%e3%83%b3%e3%82%b0%e6%95%99%e8%82%b2/
長年Scratchに携わってきた支援員が、その経験を活かして「Scratchでプログラミングを行うには」という観点でご紹介しています。

◆ICT支援員活用事例3

校務支援
https://ict-help.jp/ict_days/category/%e6%a0%a1%e5%8b%99%e6%94%af%e6%8f%b4/
現場に出向いて実際に研修を担当する支援員が、現場の目線で校務支援システムの導入について「こうすればうまくいくのでは」というノウハウをご紹介しています。

ご活用の参考にしていただければ幸いです。よろしくお願い申し上げます。

-わかりにくい!? OSの「エディション」について–

投稿日 | カテゴリー: 常駐支援 |

みなさん、こんにちは。情報システム常駐支援を行っているYです。
改元等で慌しかった5月が終わり、梅雨入りとなる6月となりました。6月は雨が多いですので憂鬱になられる方もいるかも知れません。PCを扱う身としては、精密機械に湿気は天敵ですので、晴れの日が多いと嬉しいです。

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さて、5月はWindows7のサポートが切れた場合、どのような問題があるかについてお話しました。今月はWindows10を購入する際に目に留まる「Home」などの「エディション」の種類について少しだけ詳しくお話していきたいと思います。
一般的にWindowsOSは「Home」と「Pro」と呼ばれる2つのバリエーションがあります。この2つの簡単な違いは、「Proの方が、価格が高く、できることが多い」ということです。
では、「Pro」ができることとは何でしょうか。学校現場や導入などで影響がある大きな特徴のひとつは、「ドメイン参加」と「グループポリシー」という機能に対応していることです。「ドメイン参加」とは、パソコンを単体で管理するのではなく、学校単位や自治体単位などで管理する際に同一の「ドメイン」と言われる組織に参加させることを言います。(ActiveDirectoryというWindowsServerの機能で、千人以上の単位のユーザーアカウントやPC設定をネットワークから一括管理することができます。)
一方、Windows10「Home」では1台1台のPCにログインするためユーザーを作成し、セキュリティ項目などを個々のパソコンで設定するといった調整が必要になります。これは、多数のPCを導入したり、管理したりする上で好ましくありません。(自宅のパソコンなら問題ないと思いますが・・・)
前述のActiveDirectoryのドメインに参加すれば、参加したどのPCにも、ドメインに事前登録したIDとPWでログインすることができます。また、グループポリシーを使用することで、セキュリティや機器の設定をしたい時に一括で行うことができるなど、管理も効率的でセキュリティも向上します。こういった仕組みを活用することができるのが、Proの特徴です。

また、最近ではWindows10に「Sモード」と呼ばれるバージョンも登場しました。こちらはWndows10Proの簡易バージョンとして登場したもので、SufaceGOなどのタブレットPCなどで見ることがあります。このバージョンはセキュリティや機能制限のため、Windowsストアからインストールしたアプリしか実行できないようになっています。そのため、購入したソフトがインストールできないということもあり得るため、注意が必要です。
以前、ある先生が購入されたノートPCに購入したofficeやウイルス対策ソフトをインストールしようとしたところ、Windows10「Sモード」であったため、インストールできないといった事案もありました。その事例で調べた結果「Sモード」は「Microsoftストア」から解除できることが判明したため、解除を実施して対処することができました。(※ただし、一度解除すると「Sモード」に戻せないという制約があります)

「Windows10」といっても、「エディション」の違いや「ビルド」の違いで、運用する際の注意点も変わってきます。これから新しいPCやタブレットを導入される際の参考になりましたら、嬉しいです。

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このような形で今後も月1回お届けできればと思います。常駐支援について、参考になれば幸いです。ご意見、ご質問等がございましたら、どうぞよろしくお願いいたします。

常駐支援日記 5月号 - OSサポート期限について –

投稿日 | カテゴリー: 常駐支援 |

みなさん、こんにちは。情報システム常駐支援を行っているYです。

4月の入学シーズンが終わり、暖かい日が続くようになってきました。今年は5月初旬に大型連休もあり、改元もあるため、例年よりも少し慌ただしい印象です。
新しい学期が始まりつつある中で、授業でのICT活用についてご相談を受けることがあります。ご支援する立場として、教室の設備環境やICT整備状況、先生のやりたい授業をお聞きしながら、提案や助言をさせていただくことが大切だと感じています。ご提案後、先生から「聞いてよかった」と、言っていただけると大変嬉しく感じます。

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さて前回は無線LANについてお話させていただきました。無線LANを導入する上で少しでも皆さんのお役にたてれば幸いです。
今回はOSについてお話させていただきたいと思います。OSと聞いて皆様どのようなものを思い浮かべますでしょうか。スタンダードなもので言えばWindowsが有名ですね。
その中でも現在利用が一番多いWindows7が2020年1月14日でサポート切れになるのをご存知でしょうか。
すぐに全台のパソコンの設定を変えるとなると現場が混乱してしまうため、私たちは、2018年4月ごろからこの課題を提起しています。Windows7から10へのOSバージョンアップやパソコンのリプレイスに向け、先生方とも運用等について相談しながら、対応させていただいています。
準備を進める中で「そもそもWindows7のサポート切れによってどんな問題があるの」と先生から聞かれることがよくありました。サポート切れで一番の問題は、セキュリティに関しての問題です。マイクロソフトより毎月更新プログラムが提供されていますが、サポートの終了により、更新プログラムが提供されなくなります。その中にはセキュリティの更新プログラムも含まれているため、未知のセキュリティホール等が発見されると、悪意のある第三者の標的になる可能性が高まります。

またインターネット接続しないPCだから、Windows7のままでいいよね、と聞かれることもあります。インターネット接続しないからといって必ずしも安全とはいえません。ウイルスの進入経路として「ほかのパソコンに挿したUSBメモリ」も非常に多いのです。インターネットに接続しなくても、他のパソコンと情報の共有は何らかの形で行われると思います。そこからウイルス感染するケースが多々あるのです。
その他にも、OSがサポート期限切れになると多くのソフトウェアメーカーのサポートが受けられなくなる可能性があります。例えば、ウイルス対策ソフトの対応OSから外れたり、デジタル教科書の対応OSやブラウザから外れたりすることも考えられます。
そのため、WindowsOSのサポート期限については、セキュリティの観点からもソフトウェアの対応の面からも注意する必要が出てきます。
多くの場合は、現場レベルでOSの入れ替えを進めるだけでなく、学校や団体の方針としてOSの入れ替えを検討することになると思います。そのような場合、常駐支援の立場から現場へのアナウンスや説明を行って情報を提供し、できるだけ円滑に計画が進むように支援をさせていただいています。

Windows7のサポート切れまでは、あと1年もありません。駆け込み需要も非常に危惧されます。ぜひ、早め早めに対処を進めていただければと考えている今日このごろです。

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このような形で今後も月1回お届けしようと思います。何かございましたら、ご意見、ご質問等をどうぞよろしくお願いいたします。

常駐支援日記 4月号- はじめましての4月 –

投稿日 | カテゴリー: 常駐支援 |

みなさん、初めまして。私は、常駐にて情報システムの運用支援を行っているYです。2019年度4月より支援員日記を担当させていただきます。
私は「情報教育ヘルプデスク」や「システムサポートデスク」と呼ばれる担当として、教員や職員、そこで学ぶ子供たちのサポートをしております。
今月より1年にわたり、「常駐支援日記」として、このICT支援員日記を書かせていただきます。日々の中での気付きやお伝えしたいこと、常駐での運用支援のお仕事の紹介、システム整備への意見や、時事ネタなども織り交ぜて、お伝えできるといいな、と思います。また、今後ヘルプデスク等の常駐支援の導入をご検討されている方々の、参考例となれば嬉しい限りです。

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はじめにご紹介を兼ねて、私が行っているヘルプデスク・常駐支援とは何かという部分をお話します。なんとなくイメージがつく方々もいるかと思いますが、簡単に言うと、「突然PCが動かなくなってしまった」とか「インターネットができない」など、予期せぬトラブルが発生した際の相談先です。教職員の方が使用されているPC、ネットワーク、システムなどの管理を行い、もしアラート等が発見された場合、状況確認、調査や、必要な連絡、案内、保守作業を行うなど、お客様の安定した情報システム環境を維持します。
それ以外にも、場合によっては情報機器の発注や設置、設定のお手伝い、ソフトウェアや機器活用方法の支援など幅広く対応しています。PCに関するちょっとした疑問やお困りごとの相談先として、親しんでいただけるよう日々奮闘しています。

4月といえば、いわゆる入学のシーズンとなります。先生方もお忙しくなる時期のため、私たちもフル稼働で対応しています。例えば、新しくみえた教職員が最初に受ける研修等の情報システムに関する資料作成、当日の研修支援も私たちのお仕事です。また、様々なシステムで新しいユーザーを使用し始めるにあたり、想定外の不具合や調整が必要な場合にも、私たちが対応をさせていただいています。

さて初回は、無線LAN(Wi-Fi)について少し触れてみたいと思います。みなさんも普段からスマートフォンなどで、Wi-Fiに接続するのがもはや普通になっていると思われます。そんな中、学校環境にWi-Fiを整備する場合にいくつか考えるべき項目があるかと思います。
例えば、無線LANの通信規格「IEEE802.11ac」「IEEE802.11n」「IEEE802.11g」などです。それぞれの規格を技術的にご説明するのが目的ではないので、省略させていただきますが、通信速度や周波数、伝播率や干渉などを考えて選択する、というのが通常の考え方になると思います。無線LANの電波は目には見えないものなので、なかなかわかりにくいですが、昨今の状況を考えると5GHz帯をカバーしていて、規格上の通信速度も速い、「802.11ac」を選択することが多くなってくるのではないでしょうか。
(ただし、その際に注意すべきことのひとつとして、ac対応していない機器をどこまで運用想定するか、という点もありますし、距離が求められる場合は「802.11n」のほうが優位なこともあるかと思いますので総合的な判断が必要になります。)
また、無線LANを安全に利用するためには、セキュリティの観点も必要です。無線LANの暗号化「WPA2-PSK(AES)」などは有名ですが、その他にもSSIDをステルスにすることや、接続される機器やアカウント等を登録しておくRADIUS認証やMACアドレス認証なども併せて検討する必要があります。セキュリティと利便性はどちらも大切ですが、運用の目線と安全性をバランスよく考えて仕組みを導入することが必要です。その際、専門的な知識と運用としての目線が必要な部分については、私たちができるかぎりのご支援をさせていただきます。

4月は様々な新学期の常駐支援も行っていますし、通常のヘルプデスクの問い合わせもあり、ばたばたとしていますが、その分先生方からの「ありがとう」の言葉を原動力に奮闘しております。今年は平成も最後となり、5月には改元もあります。
2月に文部科学省からも連絡があり、改元に向けて和暦表示等がある情報システムの対応も急がれます。みなさんが一般的に使用されているPC本体やofficeはマイクロソフトより更新プログラムにて対応されるようですが、独自の教育システム等を使用されている学校は改修計画などを事前に立てて、対応を行う必要があります。もしも、みなさんの周りに和暦を使用したシステムを導入されていたらご注意ください。

長くなりましたが、第1回目のお話は以上とさせていただきます。また第2回目もお付き合いいただければ幸いです。

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このような形で今後も月1回お届けしようと思います。何かございましたら、ご意見、ご質問等をどうぞよろしくお願いいたします。

-校務支援システムの導入を考える 年次更新-

投稿日 | カテゴリー: 校務支援 |

 梅の花が咲き、だんだんと体感的に春が近づいている心地がします。学年末です。3月は卒業式があり、最終学年が新たな環境へと巣立ち、先生方はご異動がある別れの季節です。児童生徒の卒業や先生方のご異動に合わせ、校務支援システムも年次更新作業を行うことで、卒業・進級、そして先生方の異動処理を行う必要があります。4月から校務支援システムを用いて円滑に業務を行えるよう、準備が必要な時です。平成30年度最後の支援員日記では、校務支援システムの年度更新についてお話をしたいと思います。

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校務支援システムの年次更新が近づいてきますと、「年に1回の作業だから、どんなことをしたらよいのか忘れてしまった。年次更新はすごく心配だ。」とお声がけいただきます。
そのお気持ち、よ~くわかります。校務支援システムの種類によっては、年次更新に非常に煩雑な操作や手順が必要なものもあります。簡単に行えるシステムでも、年に1度の作業、記憶がおぼろげで不安になってしまいますよね。導入初年度で初めて迎える年次更新ならなおさらご心配かと思います。
そんな時に是非活用いただきたいのが、メーカーやサポートが行う「年次更新研修会」です。

年次更新処理については1年に1回の作業であるため、導入年度以降も研修会を行うサポートが多いと思います。ご活用いただき、次年度へ備えていただきたいと思います。参加される際は、システムを実質管理されている先生(教務主任や情報担当)と管理職の先生(副校長先生や教頭先生)の2名で参加されるのが良いと思います。
機能の操作権限を多くお持ちの先生が2名参加される方が良いのには2つ理由があります。
1つ目は、年次更新処理はシステムの根幹にかかわる基本設定を行う作業が発生するため、「管理者」権限を持っている先生しか操作できない機能があることが多いです。研修会に参加されても、いざ操作しようと思ったときに操作権限がないと、操作ができない状態となってしまいます。実質学校で校務支援システムの管理をされている先生や管理職の先生が参加されれば、まず、操作できない機能があることはないと思います。

2つ目は、1名のみの参加だと、参加された先生がご異動となった場合、学校の年次更新処理が円滑に行えない可能性があります。2名参加されると、1名ご異動になってももう一方の先生で年次更新処理を進められますし、万が一2名ともご異動になった場合にも、校内で年次更新処理の必要事項を手分けしてご異動がない先生へ共有できます。

また、年次更新処理の研修会に参加される際は、機能の操作方法はもちろんのこと、以下の項目について注意深くお聞きになるとよいと思います。

  • ・「いつまでに」、「どんな作業」を終えておく必要があるか。
  • ・「いつから」次年度の準備(次年度の学校行事予定、クラス替え、新入生の登録など)ができるか(年度内にできるのか、年次更新後でないとできないのか)。
  • ・「誰」が行う作業か(業者が行う作業、教育委員会が行う作業、学校が行う作業など)
  • ・年度初めに「最低限」終える必要がある作業は何か。
  • ・天皇のご即位に伴う休日の設定や、帳票に出力する年度の記載方針はどうなっているか。

基本的なことと思われるかもしれませんが、年度初めは特に、先生方は非常にお忙しいです。
「5W1H」をはっきりさせておくことで、年度初めの準備に備えることができます。
次年度は天皇の退位、即位、元号の変更がありますので、祝祭日の設定(特に出席簿に出力される祝祭日名)や帳票に記載する和暦年度の方針や校務支援システムの仕様はしっかり確認いただいた方が良いと思います。「言うは易し行うは難し」は重々承知しておりますが、「いざ、名簿を出力しよう」、「いざ、出欠を入力しよう」、「成績を入力しよう」となった際に、困ることがないように最低限の準備を進められるとよいと思います。
しかしながら、完璧な人間はおりませんので、「あれ?どうだったかな?」と思うことがあれば、是非校務支援システムのサポートへお問合せください。

長くなってきましたね、読むのが疲れたころかと思います。第12回目(最終回)のお話しはここまでとしましょう。つたない文章で恐縮ですが、平成30年度1年間、支援員日記を担当させていただき、ありがとうございました。またいつかどこかでお会いできますように。

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このような形で月1回お届けしてまいりました。行政職の皆さまには校務支援システムの導入と活用の様子について知っていただくきっかけになればと思っております。ご参考になりましたでしょうか。ご意見、ご質問等をどうぞよろしくお願いいたします。

校務支援システムの導入を考える 指導要録様式2の作成

投稿日 | カテゴリー: 校務支援 |

 寒い日が続き、室内外の寒暖差、乾燥、窓を閉めがちで空気の循環が滞りやすいこともあり、全国的にインフルエンザが猛威を振るっています。学級閉鎖が発生している学校も多くいらっしゃることでしょう。手洗い、うがい、室温湿度管理、換気に気を付けて、この時期を乗り越えましょう。(3月ごろからは花粉が猛威を振るいますので、早めに備えましょう)

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さて、2月から3月初旬ごろに校務支援システムの研修で多く扱われるのが、指導要録様式2の作成です。小学校では3学期通知表、中学校では学年末の通知表の作成とは別の入力枠(入力画面)に指導要録様式2に記載する観点別評価、評定、各種所見、出欠を入力する校務システムが多いかと思いますので、もし、研修会の開催があるようであれば、ぜひご参加いただき、円滑に指導要録様式2の作成が行えるようご準備いただけますと幸いです。

指導要録様式2の本格的な作成は卒業や進級、先生方のご異動の時期と重なるため、非常にお忙しい中作成されると思います。法令上決められた年数保存が必要な書類ですがお忙しい中作成されるとどうしてもミスが生じやすくなってしまいます。
お使いの校務支援システムにもよりますが、私がサポートさせていただいた中で実際にあった指導要録様式2のお困りごとをいくつか記載してみようと思います。指導要録様式2を作成される際に、見直しのヒントのご参考となれば幸いです。

◆よくあるお困りごと:その1
新年度に指導要録を出力してみたら、過去年度の出欠情報が空欄で出力されるクラスがあった。
⇒校務支援システムは手書きによる転記を減らすことで校務の効率化を図る役割があります。そのため多くのシステムで観点別評価、評定、所見、出欠席データなどを転記する機能(「データ読込」のような仕組みが一般的ですね)を有しています。しかし“データ読込(転記)”機能の落とし穴は、転記のためのボタンをクリックし、転記された様子を確認して安心してしまい、”保存ボタン“を押し忘れることです。「そんな馬鹿な~」と思われるかもしれませんが、これが意外にも、多く発生しているトラブルなのです。基本的な操作ではありますが、保存のためのボタンは必ずクリックしましょう。仮出力をして内容を確認するとより安心です。

◆よくあるお困りごと:その2
過去年度のデータに間違いがあったので直したい。
⇒校務支援システムの機能によっては、過去年度のデータを修正するのに煩雑な操作が必要なものがあります。指導要録を仮出力し、入力箇所や内容に間違いがないかご確認いただくことを推奨します。特に、「よくあるお困りごとその1」で記載した転記の機能を使用すると、所見などを転記できる場合がありますが、転記もとになっていた所見に誤字があったということもありますので、注意が必要です。

◆よくあるお困りごと:番外編
道徳の教科化に伴い、小学校指導要録の指導要録様式2はレイアウトが変更されます。次年度に5、6年生の外国語、と3、4年生の外国語活動の記録が加わることもあり、2年連続で指導要録様式2のレイアウトが変更されることから、今年度の指導要録様式2のレイアウトについて各自治体が運用方針を示していると思います。(一部自治体では、道徳の記載が明確であれば、平成29年度までの指導要録様式2のレイアウトで出力してもよいとしている場合があります)ご不安があるようでしたら、早めに様式の運用について確認されるとよいと思います。

今回記載したのは、お困りごとのごく一部ですが、どれも次年度になってから発覚するものです。不安そうにコールセンターへ問い合わせをいただいた覚えがあります。次年度になって、過去年度のデータを直すのは大変ですから(焦ったり、不安になったりします)、できれば今年度の内に完結できるよう準備を進めていただけますと幸いです。

長くなってきましたね、読むのが疲れたころかと思います。第11回目のお話しはここまでとしましょう。次回の第12回目(最終回)では、「年度更新がやってきた」をお届けしようと思います(なお、表題は思いつきなので、変更となる場合があります。ご承知おきくださいませ)。

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このような形で今後も月1回お届けしようと思います。行政職の皆さまには校務支援システムの導入と活用の様子について知っていただくきっかけになればと思っております。ご意見、ご質問等をどうぞよろしくお願いいたします。

-校務支援システムの導入を考える 校務支援システムと組織づくり-

投稿日 | カテゴリー: 校務支援 |

 明けましておめでとうございます。支援員Sです。本年も支援員日記を宜しくお願い申し上げます。新しく何かに挑戦しようと思っている方もいらっしゃれば、何か始めたいけど、何からやればいいんだろう、とちょっともやっとしている方もいらっしゃるかもしれません。もやっとしている方は、今自分がどのような状況にいるのか書き出してみると、気づくことがあるかもしれません。今回はそんなお話です(たぶん)。

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さて、4月から校務支援システムの導入後、システムを運用していく上で「こんなことするといい」、「あんなことするといい」と月ごとに記載してきました。4月は組織づくりの話をしたと思いますhttps://ict-help.jp/ict_days/komusys-337/。新年、一度スタート地点を振り返ってみます。
校務支援システムを導入し、上手く活用していくためには、「運用ルール」を自治体内で決める必要があります。しかし誰かの独断で決めていいというものではありません。しっかり協議し、決定していくために役割分担が必要になります。昨年4月の支援員日記では、そのことを文章で記載しましたが、今回は組織づくりの例を具体的に図で表してみようと思います。あくまで一例ですので、この通りに行わなければならないというものではありません。各自治体の実情に合わせて読み替えていただけるとよいと思います。

◆運用を決定していく
校務支援システム運用のイメージ

◆帳票を決定していく
帳票の決定の仕方のイメージ

このように役割分担やフローを整え、組織体制を整えることで、必要な協議を円滑に進めることができます。今回の例でいう「校務支援部会」は導入初期こそ、頻繁に集まって協議をしますが、2年、3年と運用が進むにつれて集まって協議する回数は減っていきます。
帳票に関しても、運用が進むにつれ帳票の整備も進むため、帳票様式の変更がない限り、帳票の確認事項は減っていきます。

組織づくりが上手くいかないと、学校現場の意見を集約しづらく、方針が定まらないため、2年目、3年目になっても運用が落ち着きません。組織体制を整え、校務支援システムの導入を進めることで、校務システムを業務で有効に活用できるようになります。
組織体制作りは自治体によって様々ですが、この1例が参考となれば幸いです。

長くなってきましたね、読むのが疲れたころかと思います。第10回目のお話しはここまでとしましょう。次回の第11回目では、「学年末の成績処理」をお届けしようと思います(なお、表題は思いつきなので、変更となる場合があります。ご承知おきくださいませ)。

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このような形で今後も月1回お届けしようと思います。行政職の皆さまには校務支援システムの導入と活用の様子について知っていただくきっかけになればと思っております。ご意見、ご質問等をどうぞよろしくお願いいたします。

-校務支援システムの導入を考える 校務支援システムとヘルプデスク-

投稿日 | カテゴリー: 校務支援 |

こんにちは、支援員Sです。クリスマスが近づき、街はイルミネーションできらびやかに変身している地域も多いですね。
家々の窓から漏れる明かりは、寒い中でもどこかほっとした温かさがあり味わい深い季節です。それと同時に年越しが迫り、冬の「味わい深さ」にひたっていられない余裕のなさもある「師走」は、客観的にみると面白い時季です。
そんな中、新しく校務支援システムを導入した自治体では、成績処理時期にシステムに関する問い合わせで教育委員会担当部署の電話が鳴りやまない、「師走」を迎えているかもしれません。そんなとき、「こんな」サポートがあったらいいと思いませんか?今日はそんなお話です。

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校務支援システムを導入するにあたり、ヘルプデスクを活用している自治体は多くいらっしゃると思います。しかし、実際に運用を始めてみると「どこまでをヘルプデスクに聞けばよいのかわからない」、「ヘルプデスクで答えられないことかもしれない」、「たらい回しにされるかもしれないので最初から教育委員会の担当部署へ電話しよう」など様々な理由から「教育委員会の担当部署」へ学校から問い合わせが殺到し、終始電話対応に追われてしまうという状況になることがあります。実際に頭を抱えていらっしゃる部署もあるのではないでしょうか。メーカーとのサポート契約の条件にもよるとは思いますが、そんなときぜひ活用していただきたいのが成績処理時期(2週間程度)の「短期常駐サポート」です。

【短期常駐サポートの例:自治体A市様の場合】
自治体内の学校が3期制であり、6月末から7月、11月末から12月、3月の通知表作成に伴う成績処理時期に教育委員会の担当部署へコールセンターの対応者が短期常駐するサポートを行いました。
教育委員会の担当部署へ学校から問い合わせがあったお電話の内、校務支援システムの操作に関わる内容については、常駐サポートの人員が引き継いで回答を行いました。そうすることで、教育委員会のご担当者が電話に対応する時間を減らし、業務時間を確保する手助けとなりました。運用面については教育委員会より回答いただくこともでき、効率の良いサポートとなりました。コールセンターやメーカーにとっても現場での校務支援システムの運用実態を把握することができサポートの質の向上へとつながりました。

【短期常駐サポートの例:自治体B様の場合】
校務支援システムを導入している中学校8校を通知表作成時期に5日間(午前1校、午後1校)の形で訪問しました。運用初年度の1学期の通知表作成時期のサポートです。成績を入力し始め不安に感じることや、運用をそろえてほしい事項についてのご意見などをお聞きし、教育委員会のご担当者へ報告することで学校現場と教育委員会との間の調整役を担うことができました。コールセンターやメーカーにとっても現場での校務支援システムの運用実態を把握することができサポートの質の向上へとつながりました。

短期常駐サポートはずっと継続して行うものではありません。学校現場からの要望の減少やコールセンターの問い合わせ状況の推移を分析し、運用が安定していれば実施をやめることができます。実施例に挙げたA市様では運用2年目まで実施し3年目以降は実施を取りやめています。常駐サポートの方法(教育委員会に常駐する、学校を巡回する)についてはメーカーやコールセンターなどと契約の条件も含め協議する必要がありますが、校務支援システムについての電話が頻繁に鳴る自治体様におかれましては、検討いただいてきっと損はないと思います。

長くなってきましたね、読むのが疲れたころかと思います。第9回目のお話しはここまでとしましょう。次回の第10回目では、「校務支援システムを運用する上での組織体制を見直してみよう」をお届けしようと思います(なお、表題は思いつきなので、変更となる場合があります。ご承知おきくださいませ)。

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このような形で今後も月1回お届けしようと思います。行政職の皆さまには校務支援システムの導入と活用の様子について知っていただくきっかけになればと思っております。ご意見、ご質問等をどうぞよろしくお願いいたします。

-校務支援システムの導入を考える 校務支援システムとヘルプデスク-

投稿日 | カテゴリー: 校務支援 |

 こんにちは、支援員Sです。秋が深まり、冬が近づいている感じがします。中学校の先生におかれましては、中学校3年生の調査書の作成などが始まっている頃と思います。進路担当の先生は毎年度代わられることが多く、進路関係の成績処理や帳票作成はどうしたらよいかわからなくなってしまうことがあります。そんなときにヘルプデスク(校務支援システムのコールセンター)へ問い合わせができると便利ですよね。
さて、今回は校務支援システムとヘルプデスクについてお話ししたいと思います。

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校務支援システムの導入と一緒に検討したいのが、メーカー等のヘルプデスク(サポート)です。校務支援システムのことで困ったことがあれば、ヘルプデスクへ問い合わせることができるととても便利です。しかし、校務支援システムの円滑な運用はヘルプデスクだけでは成り立ちません。ヘルプデスクと自治体様の役割分担や連携が円滑運用の大きなカギとなります。今回は3つのことをご紹介します。

【ヘルプデスクの問い合わせ受付手段】
文部科学省が出している「統合型校務支援システム導入のための手引き(第3章~第5章)にも記載されていますが、ヘルプデスクの活用を検討する際に、「受付時間」、「対応基準」を明確にしておく必要があります。
これに加えて、「問い合わせ受付手段」も加えるとよりよいでしょう。例えば、「電話」、「メール」、「FAX」などです。特にメールは、問い合わせ手段として活用できるか確認するとよいです。「電話」のみとなると、電話口で先生を拘束してしまい、学校様の電話回線を占領してしまうことがあります。また、「電話」は心理的ハードルが高いという方もいらっしゃると思います。電話は苦手だけど、メールなら…という方も多いのではないでしょうか。また、対応時間外でも、「とりあえず先んじてメールで問い合わせをしておく」と、少なくとも翌日にメールもしくは電話でヘルプデスクから一次回答があるので便利です。

【教育委員会様とヘルプデスクの連携】
校務支援システムのヘルプデスクの対応者は、校務の基本的な知識、自社の校務支援システムの挙動、操作について精通していますが、実はそれだけでは対応が難しいこともあります。それは各自治体様において、帳票の記載規則や様式が異なることが少なくなく、それによって運用ルールも様々だからです。ヘルプデスクはあくまで校務支援システムの操作方法しかご回答できません。先生の疑問にお答えしていると、最終的に「運用上の問題」であることがあります。その場合、ヘルプデスクが学校様にどのようにご回答するか取り決めをしておく必要があります。

<よくある例>

  • ◆運用面については校内で確認の上、教育委員会様へ連絡いただくよう案内
  • ◆教育委員会様で運用に関する資料を発行しており、資料を確認いただくよう案内
  • ◆校務支援部会のとりまとめ役となっている○○中(小)学校の□□先生へ確認

いただくよう案内

また、自治体様の運用ルールについては、別途、ヘルプデスクと共有する場(手段)を設けておくとよいでしょう。ヘルプデスクが対応する際に先生の操作手順を具体的に想像しながら対応できたり、ヒアリングの質が向上したりするため、自治体様、ヘルプデスクの双方にとってメリットがあります。

【ヘルプデスクの稼働状況の確認】
自治体様がヘルプデスクのサービスレベルを定期的にチェックする必要があります。例えば、放棄呼率(電話回線が混みあっていて、繋がらなかった件数)の確認です。問い合わせ件数と放棄呼率を比較し、あまりにも放棄呼率が高い場合は、ヘルプデスクの対応に何かしらの問題がある可能性があります。その場合は対応改善を要求することが必要です。その他にも、問い合わせ1件に対しての対応時間や対応速度、解決率が適切かなど、各自治体様のニーズに合ったサービスレベルのチェックを定期的に行うことをお勧めします。ご契約の際にはこれらの報告を求める仕様書にしていただくといいと思います。
ヘルプデスクの質ではなく、単純に問い合わせの集中が原因という場合もあります。若干の違いはあるものの、全国的に先生の空き時間は似たり寄ったりです。ですので、校務支援システムのことでヘルプデスクへご連絡いただく時間帯は、先生方の授業がない時間、昼休み、授業後などが多くなります。そのため、ヘルプデスクへ問い合わせるタイミングが重なり、回線が混みあうケースが見受けられます。特に成績処理時期は「ヘルプデスクへ電話をかけたのに繋がらない」というお声を多く耳にします。電話が集中する時間帯などを明確にし、あらかじめ周知することで、「メールで問い合わせよう」、「少し電話の時間をずらそう」など、少しの工夫で「繋がらない」ストレスを減らすことも可能となるでしょう。

長くなってきましたね、読むのが疲れたころかと思います。第8回目のお話しはここまでとしましょう。次回の第9回目では、「校務支援システムを導入したら、教育委員会様の担当部署の電話が鳴りやまない…助けて!」をお届けしようと思います(なお、表題は思いつきなので、変更となる場合があります。ご承知おきくださいませ)。

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このような形で今後も月1回お届けしようと思います。行政職の皆さまには校務支援システムの導入と活用の様子について知っていただくきっかけになればと思っております。ご意見、ご質問等をどうぞよろしくお願いいたします。

-校務支援システムの導入を考える 校務支援システムとヘルプデスク-

投稿日 | カテゴリー: 校務支援 |

 こんにちは、支援員Sです。秋が深まり、冬が近づいている感じがします。中学校の先生におかれましては、中学校3年生の調査書の作成などが始まっている頃と思います。進路担当の先生は毎年度代わられることが多く、進路関係の成績処理や帳票作成はどうしたらよいかわからなくなってしまうことがあります。そんなときにヘルプデスク(校務支援システムのコールセンター)へ問い合わせができると便利ですよね。
さて、今回は校務支援システムとヘルプデスクについてお話ししたいと思います。

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校務支援システムの導入と一緒に検討したいのが、メーカー等のヘルプデスク(サポート)です。校務支援システムのことで困ったことがあれば、ヘルプデスクへ問い合わせることができるととても便利です。しかし、校務支援システムの円滑な運用はヘルプデスクだけでは成り立ちません。ヘルプデスクと自治体様の役割分担や連携が円滑運用の大きなカギとなります。今回は3つのことをご紹介します。

【ヘルプデスクの問い合わせ受付手段】
文部科学省が出している「統合型校務支援システム導入のための手引き(第3章~第5章)にも記載されていますが、ヘルプデスクの活用を検討する際に、「受付時間」、「対応基準」を明確にしておく必要があります。これに加えて、「問い合わせ受付手段」も加えるとよりよいでしょう。例えば、「電話」、「メール」、「FAX」などです。特にメールは、問い合わせ手段として活用できるか確認するとよいです。「電話」のみとなると、電話口で先生を拘束してしまい、学校様の電話回線を占領してしまうことがあります。また、「電話」は心理的ハードルが高いという方もいらっしゃると思います。電話は苦手だけど、メールなら…という方も多いのではないでしょうか。また、対応時間外でも、「とりあえず先んじてメールで問い合わせをしておく」と、少なくとも翌日にメールもしくは電話でヘルプデスクから一次回答があるので便利です。

【教育委員会様とヘルプデスクの連携】
校務支援システムのヘルプデスクの対応者は、校務の基本的な知識、自社の校務支援システムの挙動、操作について精通していますが、実はそれだけでは対応が難しいこともあります。それは各自治体様において、帳票の記載規則や様式が異なることが少なくなく、それによって運用ルールも様々だからです。ヘルプデスクはあくまで校務支援システムの操作方法しかご回答できません。先生の疑問にお答えしていると、最終的に「運用上の問題」であることがあります。その場合、ヘルプデスクが学校様にどのようにご回答するか取り決めをしておく必要があります。

<よくある例>

  • ◆運用面については校内で確認の上、教育委員会様へ連絡いただくよう案内
  • ◆教育委員会様で運用に関する資料を発行しており、資料を確認いただくよう案内
  • ◆校務支援部会のとりまとめ役となっている○○中(小)学校の□□先生へ確認いただくよう案内

また、自治体様の運用ルールについては、別途、ヘルプデスクと共有する場(手段)を設けておくとよいでしょう。ヘルプデスクが対応する際に先生の操作手順を具体的に想像しながら対応できたり、ヒアリングの質が向上したりするため、自治体様、ヘルプデスクの双方にとってメリットがあります。

【ヘルプデスクの稼働状況の確認】
自治体様がヘルプデスクのサービスレベルを定期的にチェックする必要があります。例えば、放棄呼率(電話回線が混みあっていて、繋がらなかった件数)の確認です。問い合わせ件数と放棄呼率を比較し、あまりにも放棄呼率が高い場合は、ヘルプデスクの対応に何かしらの問題がある可能性があります。その場合は対応改善を要求することが必要です。その他にも、問い合わせ1件に対しての対応時間や対応速度、解決率が適切かなど、各自治体様のニーズに合ったサービスレベルのチェックを定期的に行うことをお勧めします。ご契約の際にはこれらの報告を求める仕様書にしていただくといいと思います。
ヘルプデスクの質ではなく、単純に問い合わせの集中が原因という場合もあります。若干の違いはあるものの、全国的に先生の空き時間は似たり寄ったりです。ですので、校務支援システムのことでヘルプデスクへご連絡いただく時間帯は、先生方の授業がない時間、昼休み、授業後などが多くなります。そのため、ヘルプデスクへ問い合わせるタイミングが重なり、回線が混みあうケースが見受けられます。特に成績処理時期は「ヘルプデスクへ電話をかけたのに繋がらない」というお声を多く耳にします。電話が集中する時間帯などを明確にし、あらかじめ周知することで、「メールで問い合わせよう」、「少し電話の時間をずらそう」など、少しの工夫で「繋がらない」ストレスを減らすことも可能となるでしょう。

長くなってきましたね、読むのが疲れたころかと思います。第8回目のお話しはここまでとしましょう。次回の第9回目では、「校務支援システムを導入したら、教育委員会様の担当部署の電話が鳴りやまない…助けて!」をお届けしようと思います(なお、表題は思いつきなので、変更となる場合があります。ご承知おきくださいませ)。

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このような形で今後も月1回お届けしようと思います。行政職の皆さまには校務支援システムの導入と活用の様子について知っていただくきっかけになればと思っております。ご意見、ご質問等をどうぞよろしくお願いいたします。

-校務支援システムの導入を考える 校務支援システムと調査書-

投稿日 | カテゴリー: 校務支援 |

 こんにちは、支援員Sです。夏休みが明けて学校がはじまりました。3学期制の学校様は新学期、2学期制の学校様は前期再開ですね。児童生徒の皆さんは長い休みが明けると、登校するときちょっと緊張してしまいますね。もしかしたら、お引越しをして夏休み明けから別の学校へ通うことになった児童生徒もいるかもしれません。皆さんに素敵な出会いがありますように。
校務支援システムの処理を考えると、8月の終わりごろから転出入の処理を行われる学校様が多いように感じます。
さて、今回は校務支援システムと転出入や出席簿についてお話ししたいと思います。

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【転出入についてのあれこれ】
校務支援システムも様々種類がありますが、1つ選定するポイントとなるのが転出入の処理時の学校間の連携機能です。
校務支援システムの中には、市内のA校からB校へ市内転出(市内転居)する際に、校務支援システム上で学籍データや健康診断のデータを連携できるものがあります。もちろん、紙媒体で指導要録や児童生徒健康診断票の写しは別途転出先の学校へ送付する必要がありますが、市内で転出入の連携ができると、受け入れる側の学校様はご負担軽減へとつながります。システムに児童を新規に登録すると入力違いが心配ですが、市内間連携できると、「受け入れ」の処理を行うことで転入の処理が可能となります(ただし、転居先住所などに間違いがある可能性もあるので、確認は必要です)。また、健康診断の結果については、義務教育において9年間の見取りができると安心です。保健関係のデータも連携できる校務支援システムであると、なお利便性が上がります。
市外からの転入生については、前在籍校から送付された書類を確認しながらの新規登録が必要となる場合がほとんどです。転出入は頻繁にある操作ではないので、「あ、忘れてしまったな…」と思ったら、マニュアルやコールセンターを活用しましょう。

【出席簿についてのあれこれ】
出席簿も指導要録要録(指導の記録)や児童生徒健康診断票同様、5年間の保存が義務付けられている公簿です。
出席簿は自治体様によって様式や記載する記号、記載の仕方が様々な帳票です。児童生徒の並び順1つとっても様々なルールがあります。
様々なルールの例
・指導要録同様の公簿用番号順
・誕生日順           など

転入生がいる場合は変則的なルールになるという自治体様もあります。

・基本的に五十音順だが、転入生は転入当月のみクラスの末番、翌月から五十音順に含め
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よく耳にする問い合わせを2つご紹介します。
その1:去校日と除籍日(転出先の学校に学籍が移る前日)の期間が空いている場合の記載をどうしたらよいか?
「授業日数の記載はどうしたらいいの?」、「欠席にするんだっけ?」、「クラスの在籍者数に含めるんだっけ?」という疑問の声が多く寄せられます。

その2:学級閉鎖があったから、授業日数を修正したい
12月ごろから徐々に増える問い合わせです。授業日数は基本学年単位で管理しますので、「学級閉鎖」では授業日数を変更しない自治体様が多いと思います(独自の運用をされている場合もありますので、断言は避けさせていただきます)。

実は校務支援システムのコールセンターでは、自治体様の運用まで回答できないという場合があります。「あくまで校務支援システムの操作方法しか案内できない」というコールセンターもあります。校務支援システムは児童生徒の学籍データや成績、出欠席のデータを蓄積していくシステムです。運用ルールや記載規則があやふやなままで使用した結果、入力ミスへつながってしまうことがあるかもしれません。「記載規則があやふやだな」と思ったら、校内で記載規則を確認してみましょう。

長くなってきましたね、読むのが疲れたころかと思います。第5回目のお話しはここまでとしましょう。次回の第7回目では、「進路関係帳票作成時期かと思いますが、あえて保健関係のお話をしましょう」をお届けしようと思います(なお、表題は思いつきなので、変更となる場合があります。ご承知おきくださいませ)。

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このような形で今後も月1回お届けしようと思います。行政職の皆さまには校務支援システムの導入と活用の様子について知っていただくきっかけになればと思っております。ご意見、ご質問等をどうぞよろしくお願いいたします。