教育委員会行政職の皆様に送る 現役ICT支援員を最大限活用できる3つの項目

投稿日 | カテゴリー: プログラミング教育, 授業支援, 校務支援 |

皆様こんにちは。
毎月1回現役ICT支援員による現場ならではのお話をお届けしているICT支援員日記も60回以上更新をし、皆様から様々な反響を頂いております。ありがとうございます。
記事数が多くなってきましたので、目次を設定いたしました。

ICT支援員をご活用いただく際の参考になれば幸いです。なお、1万viewを超える大人気コンテンツ「パワーポイントですごろく作成」は、ICT支援員が現場の先生と1年生でも楽しめるものを、と工夫して考えついたものです。

ICT支援員イメージ
◆ICT支援員活用事例1

授業支援
https://ict-help.jp/ict_days/category/class-support/
小学校1年生から6年生まで、具体的にどのような授業でどのような支援を行ったか、写真付きでご紹介しています。「けいさつひみつブック」等おもしろコンテンツ満載です。

◆ICT支援員活用事例2

プログラミング教育支援
https://ict-help.jp/ict_days/category/%e3%83%97%e3%83%ad%e3%82%b0%e3%83%a9%e3%83%9f%e3%83%b3%e3%82%b0%e6%95%99%e8%82%b2/
長年Scratchに携わってきた支援員が、その経験を活かして「Scratchでプログラミングを行うには」という観点でご紹介しています。

◆ICT支援員活用事例3

校務支援
https://ict-help.jp/ict_days/category/%e6%a0%a1%e5%8b%99%e6%94%af%e6%8f%b4/
現場に出向いて実際に研修を担当する支援員が、現場の目線で校務支援システムの導入について「こうすればうまくいくのでは」というノウハウをご紹介しています。

ご活用の参考にしていただければ幸いです。よろしくお願い申し上げます。

<常駐支援日記 10月号>-もうすぐ終了!AdobeFlashについて–

投稿日 | カテゴリー: 常駐支援 |

みなさん、こんにちは。情報システム常駐支援を行っているYです。
1996年に始まり、Web上で多くのユーザーに長年使用されていたAdobeFlashPlayerが2020年末に開発と配布を終了するとAdobeより告知がありました。今回はFlashについて少し詳しくお話しできればと思います。

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 まず、Flashとは何かということですが、web上に埋め込まれている動画やwebゲームなどで使用されている規格のことです。(動画ファイルではswfファイルと表記されます。)かつては、webに動画や音声を埋め込むためにFlashは非常に多く利用されてきました。
わかりやすいものとしては、YouTubeのような動画サイト、ちょっとしたwebサイトのアニメーションやサイト上で遊べるブラウザゲームといったものもFlashを活用して作成されていました。もしかしたら身近なサイトでもFlashが使用されていることもあるかもしれません。そんなwebのあらゆる場面で使用されてきたFlashですが、冒頭でも触れた通り2020年末にサポートと配布が終了となります。それは以下のような理由があります。
まず、セキュリティ上の問題です。かつてApple社スティーブ・ジョブズも指摘したようにFlashはセキュリティ上の脆弱性が多く、Flashコンテンツを利用、閲覧したPCを踏み台にしたマルウェア等の感染ケースなどが多く報告されてきました。そのため、FlashPlayerは頻繁に更新、脆弱性の修正を行っていますが、サポートが終了してしまうとそういった修正も止まってしまいます。
また、FlashはPC上でのマウス動作をメインとしているため、スマートフォンのようなタッチスクリーンには対応していません。現在でスマートフォンを利用していない方は非常に少ないと思いますので、こちらも問題となります。
上記のような理由もあり、現在ではHTML5やWebGLといったオープンな標準技術が進化していき、Flashのようなプラグインで実現していたような機能も標準技術での利用ができるようになってきたため、そちらへの移行が進められております。特にHTML5はスマホ環境にも強いとされ、現在最有力ともいえるフォーマットです。HTML5はFlashを使わずにタグを使用して、動画や音声をサイトに埋め込むことが簡単になりました。YouTubeなどの有名な動画サイトも現在ではHTML5のプレイヤーに移行しています。(現状はまだFlashも使えます)

2020年末のサポート終了に向けてIE/Edge、GoogleChromeなどのブラウザもFlashの機能の無効化、削除を進めています。あまりないかと思いますが、もしも運営しているホームページの中でFlashを使用されている場合、将来的に動作しなくなり、脆弱性を狙われるといった危険性を残すことになりますので、早めに移行計画を立て、安全な環境を作成することが重要です。

ICTやWebの技術などは日進月歩で様々な技術やプラットフォームが生まれては消えていくことがよくあります。私たちも常駐支援の中でお客様に情報提供できるよう、できるだけアンテナを高くして情報を集められるように意識しながら業務を行っています。

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このような形で今後も月1回お届けしようと思います。常駐支援について、参考になれば幸いです。ご意見、ご質問等をどうぞよろしくお願いいたします。

<常駐支援日記 9月号>-動画再生時の注意点–

投稿日 | カテゴリー: 常駐支援 |

みなさん、こんにちは。情報システム常駐支援を行っているYです。

9月となり、少しずつ涼しい日が多くなってきましたね。常駐支援先の学校では夏休みが終わり、徐々に問い合わせ対応も多くなってきています。
今回はそういった問い合わせの中でよくある動画再生を行う上での注意点についてお話したいと思います。

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自宅で準備してきた動画を授業でうまく再生できないというお問い合わせを度々いただきます。この場合によく考えられるケースを3つご紹介させていただきます。

・自宅などのDVDレコーダーで書き込みし、別のDVDプレイヤーで再生できないケース
この場合、1番に考えられる原因としてDVDがファイナライズされていないことがあります。
ファイナライズという操作はディスクをクローズするために行うもので、ファイナライズされていないDVDは、追加で書き込みができる状態です。
ファイナライズされていないDVDは作成した機器では再生できますが、他のDVDプレイヤーでは再生できないことも多くあります。自宅では再生できたのに、という場合ファイナライズを疑ってみるのは手掛かりになるかと思います。DVDレコーダーで書き込みした際にファイナライズするか確認画面が出ると思いますので、忘れずに行っていただくことで、他の機器で再生できる可能性が高くなります。

・パソコンで動画をDVDに書き込んだが、DVDプレイヤーで再生できないケース
この場合の原因として動画をDVDに書き込む際にデータ形式で書き込んでしまったことが考えられます。
データ形式で書き込みを行うということは「.mpg/.mp4/.wmv/.avi/.mov/.flv」などのファイルがそのまま書き込まれており、ただファイルがそこにある、という状態を指します。一般にデータの受け渡しやパソコンで再生することを想定した形式ですので、DVDプレイヤーでは再生できません。DVDプレイヤーで再生したい場合はDVDオーサリングソフトと呼ばれる専用の変換ソフトでデータ形式をDVDビデオ形式に変換して書き込む必要があります。

・データ形式の動画をパソコンの再生ソフトで再生できないケース
前述のデータ形式動画をWindowsメディアプレイヤーなどで再生できないケースですが、対処法のひとつは再生ソフトにコーデックをインストールすることです。コーデックとはデータを圧縮または、音声や映像データを別形式に変換するソフトウェアを指します。
映像データ、音声データそれぞれにコーデックがあります。映像データではMPEG-4、音声データではMP3等のコーデックが有名です。動画形式より動画データに使用されているコーデックを確認してインストールしておくことが大切ですが、コーデックパックとして、複数のコーデックをまとめてインストールしておくことで様々な動画形式に対応することができます。また、動画再生ソフトウェアにはコーデックが多数含まれているものもあるため、そういったソフトウェアをインストールし、再生することも一つの解決方法になります。(例:VLCメディアプレイヤー、SMPlayer、GOM Playerなどがありますが、用途と環境に応じて検討が必要です)
他にも、動画が再生できるように動画形式を変更する方法があります。この方法をエンコードと呼び、エンコードを行う専用のソフトウェア等が必要になります。また、動画のエンコードには、動画に関する知識とPCの性能が必要な場合もあるため、少しハードルが高い作業になるかと思います。

今回は動画再生に関するよくあるお問い合わせや注意点について触れさせていただきました。自宅ではできたのに学校ではできないといったお話はよくありますが、総じて大切なのは事前に再生する環境で試しておくことだと感じます。私たちにご相談いただき、状況が事前に分かれば、再生可能な貸出用パソコンを準備させていただく等のご支援を迅速に行えます。最近では、授業にYoutubeやNHK for Schoolなどの動画を使う機会も多くなりつつあると思いますが、DVDなどで動画を扱う際の参考になれば幸いです。

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このような形で今後も月1回お届けしようと思います。常駐支援について、参考になれば幸いです。ご意見、ご質問等をどうぞよろしくお願いいたします。

<常駐支援日記 8月号>-連休明けの不審メールに注意しよう–

投稿日 | カテゴリー: 常駐支援 |

みなさん、こんにちは。情報システム常駐支援を行っているYです。
8月となり、お盆等で何日か連休がとれ、帰省等で家族と過ごされる方も多いと思います。
今回は連休明けに多い、不審メールについてのご紹介させていただきます。

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連休明けの最初の日など、休暇中に溜まったメールをチェックするタイミングを狙って、詐欺サイトに誘導するためのURLやマルウェア感染を狙った不審なメールによる攻撃が多く発生する傾向があります。

不審メールの特徴として、わかりやすい例がいくつかあります。例えば「フリーメールアドレスからのメール」「有名そうなアドレスだが綴りが一部おかしい」「宛先が組織全体」などがあります。メール文面の日本語の言い回しが不自然だったり、「決済確認の連絡」や、「不正アクセスがありました」などといった内容で、IDやパスワードを要求してくる場合は特に注意が必要です。フィッシングメールは文面で不安を煽り、URLから詐欺サイトに移動させるのが目的なため、メール文面のURLサイトから接続すると、公式のログインサイトと変わらないように作られていますが、URLが実際のページと微妙に違っており、そこでIDとパスワードを入れてしまうと、その情報を抜き取られる被害に遭ってしまいます。
(余談ですが、フィッシング詐欺のフィッシングはFishingでなくPhishingとなります。)
また、添付ファイルがあるメールもいくつか注意点があります。「ファイル名の拡張子がexe・scr・cpl」などの実行ファイルだった場合です。こちらもアイコンをPDFにみえるようにしたり、~.pdf.exeと見間違えたりするように送られてきます。添付ファイルを実行することで、マルウェアに感染してしまうことがあるため、メールに添付ファイルがある場合は、保存や実行の前に、送り元が本当に信用できるか注意が必要です。

昨今では、「楽天」や「Amazon」のような会員登録されている可能性が高いサイトを騙るだけでなく、あたかも「文科省」や「Microsoft」など正式なところから送られてきたように見える形でメールが送られてきたりします。このような不審メールの対策はとにかく心当たりがないメールは開かず、削除を行うことが大切です。どうしても確認する際は、メール文面のURLから接続しようとせず、実際の公式サイトからアクセスするようにし、被害に遭わないように注意が必要です。
不審メールやウイルス対策として、学校現場では、システム的な対策とともにセキュリティ意識の啓発も重要になってきます。ご支援させていただいている学校では、定期的にメール等での意識啓発や新しい手口での被害への警戒情報を発信しています。
情報セキュリティは「心(意識)技(知識)体(システム)」をそれぞれ高めていくことがとても重要ですね。

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このような形で今後も月1回お届けしようと思います。常駐支援について、参考になれば幸いです。ご意見、ご質問等をどうぞよろしくお願いいたします。

<常駐支援日記 7月号>-タブレットの導入について–

投稿日 | カテゴリー: 常駐支援 |

みなさん、こんにちは。情報システム常駐支援を行っているYです。
梅雨の6月が終わり、暑くなる季節となりました。学校も夏休みに入るということで普段できないような機器のメンテナンスや導入を行う時期に入ってきますね。今回はタブレット端末を導入する際に考慮するべきことを少しご紹介させていただきます。
さくらんぼが赤くなるようす

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一言で「タブレット端末」といっても様々な種類がありますが、まず使用する用途に合わせてどのOSのタブレットがいいかと考える必要があります。
タブレットとしてよく耳にするiPadは公式ストアのアプリの種類が豊富で審査を通したものだけが配信されているため、「安全性」が高い傾向があります。また、iPadは種類が限られているため保管庫やアクセサリーの選択肢が豊富で、ケースのサイズが合わないという問題やポートが合わないといった懸念は他のOSのタブレットに比べ少ないといえます。端末管理での部分もmacOS Serverを使用すれば複数のiOSデバイスを一括管理することは可能で、システムの設定やポリシーの制限等も遠隔で一括管理することができます。問題点として挙げるとすれば、価格面で高価である点です。大きさにもよりますが、他のタブレットと比べるとどうしても気になる部分ではあります。

学校で使用しているパソコンのように使用したいと考えた場合はWindowsOSのタブレットパソコンを選ぶケースもあります。主要なもので言えばSurfaceが挙げられ、多くの学校では学内で使用しているパソコンはWindowOSの端末が使われているので、それと合わせるためにWindowsタブレットを選ぶということもよいのではないかと思われます。
また、環境復元ソフトや授業支援ソフトをインストールすることができるのはWindowsOSが多く、AndoroidOSやiOSは環境復元ソフトで対応しているものは数少ない状態です。環境復元ソフトでの端末管理を考えるならWindowsOSのタブレットがおすすめとも考えられます。

AndoroidOSのタブレットの良いところはタブレットの種類が多いことです。機能もタブレットによって様々で用途によってカスタマイズすることができます。サイズの種類も豊富で、小さいもので7インチ、大きいものでは10インチ以上のサイズのものがあります。デメリットとしてあげるとすれば、種類が豊富であるためあまり詳しくない人からすると選ぶ際にどれを選べばよいのか困ってしまう点です。また、AndroidのアプリはiOSと比べると審査が厳しくないため、安全性が確認できていないアプリを入れてしまうと、アプリを通してウイルスに感染してしまうといった問題が発生する可能性が少し高いと思われます。

タブレットOSのご説明を簡単にご説明させていただきましたが、大切なのは「どのような用途でタブレットを使用させるのか」、「どうやって端末管理を行っていくのか」等を考えてから導入することが大切だと思います。「タブレットを導入すること」を目的にするのではなく、「タブレットを使用してどのような教育をしたいのか」を明確にすることが実は一番大切ではないかなと思います。
タブレットは持ち運びやすく便利ですが、データ処理能力の面を見ると通常のPCよりも劣る部分は多くあります。パソコン教室でできることはパソコン教室の端末で実施し、タブレットならではの活用法を考えていく必要があります。
そういったことを意識しながら、常駐支援という立場でタブレットの活用法についてもご支援させていただきたいと考えています。

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このような形で今後も月1回お届けできればと思います。常駐支援について、参考になれば幸いです。ご意見、ご質問等がございましたら、どうぞよろしくお願いいたします。

-わかりにくい!? OSの「エディション」について–

投稿日 | カテゴリー: 常駐支援 |

みなさん、こんにちは。情報システム常駐支援を行っているYです。
改元等で慌しかった5月が終わり、梅雨入りとなる6月となりました。6月は雨が多いですので憂鬱になられる方もいるかも知れません。PCを扱う身としては、精密機械に湿気は天敵ですので、晴れの日が多いと嬉しいです。

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さて、5月はWindows7のサポートが切れた場合、どのような問題があるかについてお話しました。今月はWindows10を購入する際に目に留まる「Home」などの「エディション」の種類について少しだけ詳しくお話していきたいと思います。
一般的にWindowsOSは「Home」と「Pro」と呼ばれる2つのバリエーションがあります。この2つの簡単な違いは、「Proの方が、価格が高く、できることが多い」ということです。
では、「Pro」ができることとは何でしょうか。学校現場や導入などで影響がある大きな特徴のひとつは、「ドメイン参加」と「グループポリシー」という機能に対応していることです。「ドメイン参加」とは、パソコンを単体で管理するのではなく、学校単位や自治体単位などで管理する際に同一の「ドメイン」と言われる組織に参加させることを言います。(ActiveDirectoryというWindowsServerの機能で、千人以上の単位のユーザーアカウントやPC設定をネットワークから一括管理することができます。)
一方、Windows10「Home」では1台1台のPCにログインするためユーザーを作成し、セキュリティ項目などを個々のパソコンで設定するといった調整が必要になります。これは、多数のPCを導入したり、管理したりする上で好ましくありません。(自宅のパソコンなら問題ないと思いますが・・・)
前述のActiveDirectoryのドメインに参加すれば、参加したどのPCにも、ドメインに事前登録したIDとPWでログインすることができます。また、グループポリシーを使用することで、セキュリティや機器の設定をしたい時に一括で行うことができるなど、管理も効率的でセキュリティも向上します。こういった仕組みを活用することができるのが、Proの特徴です。

また、最近ではWindows10に「Sモード」と呼ばれるバージョンも登場しました。こちらはWndows10Proの簡易バージョンとして登場したもので、SufaceGOなどのタブレットPCなどで見ることがあります。このバージョンはセキュリティや機能制限のため、Windowsストアからインストールしたアプリしか実行できないようになっています。そのため、購入したソフトがインストールできないということもあり得るため、注意が必要です。
以前、ある先生が購入されたノートPCに購入したofficeやウイルス対策ソフトをインストールしようとしたところ、Windows10「Sモード」であったため、インストールできないといった事案もありました。その事例で調べた結果「Sモード」は「Microsoftストア」から解除できることが判明したため、解除を実施して対処することができました。(※ただし、一度解除すると「Sモード」に戻せないという制約があります)

「Windows10」といっても、「エディション」の違いや「ビルド」の違いで、運用する際の注意点も変わってきます。これから新しいPCやタブレットを導入される際の参考になりましたら、嬉しいです。

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このような形で今後も月1回お届けできればと思います。常駐支援について、参考になれば幸いです。ご意見、ご質問等がございましたら、どうぞよろしくお願いいたします。

常駐支援日記 5月号 - OSサポート期限について –

投稿日 | カテゴリー: 常駐支援 |

みなさん、こんにちは。情報システム常駐支援を行っているYです。

4月の入学シーズンが終わり、暖かい日が続くようになってきました。今年は5月初旬に大型連休もあり、改元もあるため、例年よりも少し慌ただしい印象です。
新しい学期が始まりつつある中で、授業でのICT活用についてご相談を受けることがあります。ご支援する立場として、教室の設備環境やICT整備状況、先生のやりたい授業をお聞きしながら、提案や助言をさせていただくことが大切だと感じています。ご提案後、先生から「聞いてよかった」と、言っていただけると大変嬉しく感じます。

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さて前回は無線LANについてお話させていただきました。無線LANを導入する上で少しでも皆さんのお役にたてれば幸いです。
今回はOSについてお話させていただきたいと思います。OSと聞いて皆様どのようなものを思い浮かべますでしょうか。スタンダードなもので言えばWindowsが有名ですね。
その中でも現在利用が一番多いWindows7が2020年1月14日でサポート切れになるのをご存知でしょうか。
すぐに全台のパソコンの設定を変えるとなると現場が混乱してしまうため、私たちは、2018年4月ごろからこの課題を提起しています。Windows7から10へのOSバージョンアップやパソコンのリプレイスに向け、先生方とも運用等について相談しながら、対応させていただいています。
準備を進める中で「そもそもWindows7のサポート切れによってどんな問題があるの」と先生から聞かれることがよくありました。サポート切れで一番の問題は、セキュリティに関しての問題です。マイクロソフトより毎月更新プログラムが提供されていますが、サポートの終了により、更新プログラムが提供されなくなります。その中にはセキュリティの更新プログラムも含まれているため、未知のセキュリティホール等が発見されると、悪意のある第三者の標的になる可能性が高まります。

またインターネット接続しないPCだから、Windows7のままでいいよね、と聞かれることもあります。インターネット接続しないからといって必ずしも安全とはいえません。ウイルスの進入経路として「ほかのパソコンに挿したUSBメモリ」も非常に多いのです。インターネットに接続しなくても、他のパソコンと情報の共有は何らかの形で行われると思います。そこからウイルス感染するケースが多々あるのです。
その他にも、OSがサポート期限切れになると多くのソフトウェアメーカーのサポートが受けられなくなる可能性があります。例えば、ウイルス対策ソフトの対応OSから外れたり、デジタル教科書の対応OSやブラウザから外れたりすることも考えられます。
そのため、WindowsOSのサポート期限については、セキュリティの観点からもソフトウェアの対応の面からも注意する必要が出てきます。
多くの場合は、現場レベルでOSの入れ替えを進めるだけでなく、学校や団体の方針としてOSの入れ替えを検討することになると思います。そのような場合、常駐支援の立場から現場へのアナウンスや説明を行って情報を提供し、できるだけ円滑に計画が進むように支援をさせていただいています。

Windows7のサポート切れまでは、あと1年もありません。駆け込み需要も非常に危惧されます。ぜひ、早め早めに対処を進めていただければと考えている今日このごろです。

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このような形で今後も月1回お届けしようと思います。何かございましたら、ご意見、ご質問等をどうぞよろしくお願いいたします。

常駐支援日記 4月号- はじめましての4月 –

投稿日 | カテゴリー: 常駐支援 |

みなさん、初めまして。私は、常駐にて情報システムの運用支援を行っているYです。2019年度4月より支援員日記を担当させていただきます。
私は「情報教育ヘルプデスク」や「システムサポートデスク」と呼ばれる担当として、教員や職員、そこで学ぶ子供たちのサポートをしております。
今月より1年にわたり、「常駐支援日記」として、このICT支援員日記を書かせていただきます。日々の中での気付きやお伝えしたいこと、常駐での運用支援のお仕事の紹介、システム整備への意見や、時事ネタなども織り交ぜて、お伝えできるといいな、と思います。また、今後ヘルプデスク等の常駐支援の導入をご検討されている方々の、参考例となれば嬉しい限りです。

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はじめにご紹介を兼ねて、私が行っているヘルプデスク・常駐支援とは何かという部分をお話します。なんとなくイメージがつく方々もいるかと思いますが、簡単に言うと、「突然PCが動かなくなってしまった」とか「インターネットができない」など、予期せぬトラブルが発生した際の相談先です。教職員の方が使用されているPC、ネットワーク、システムなどの管理を行い、もしアラート等が発見された場合、状況確認、調査や、必要な連絡、案内、保守作業を行うなど、お客様の安定した情報システム環境を維持します。
それ以外にも、場合によっては情報機器の発注や設置、設定のお手伝い、ソフトウェアや機器活用方法の支援など幅広く対応しています。PCに関するちょっとした疑問やお困りごとの相談先として、親しんでいただけるよう日々奮闘しています。

4月といえば、いわゆる入学のシーズンとなります。先生方もお忙しくなる時期のため、私たちもフル稼働で対応しています。例えば、新しくみえた教職員が最初に受ける研修等の情報システムに関する資料作成、当日の研修支援も私たちのお仕事です。また、様々なシステムで新しいユーザーを使用し始めるにあたり、想定外の不具合や調整が必要な場合にも、私たちが対応をさせていただいています。

さて初回は、無線LAN(Wi-Fi)について少し触れてみたいと思います。みなさんも普段からスマートフォンなどで、Wi-Fiに接続するのがもはや普通になっていると思われます。そんな中、学校環境にWi-Fiを整備する場合にいくつか考えるべき項目があるかと思います。
例えば、無線LANの通信規格「IEEE802.11ac」「IEEE802.11n」「IEEE802.11g」などです。それぞれの規格を技術的にご説明するのが目的ではないので、省略させていただきますが、通信速度や周波数、伝播率や干渉などを考えて選択する、というのが通常の考え方になると思います。無線LANの電波は目には見えないものなので、なかなかわかりにくいですが、昨今の状況を考えると5GHz帯をカバーしていて、規格上の通信速度も速い、「802.11ac」を選択することが多くなってくるのではないでしょうか。
(ただし、その際に注意すべきことのひとつとして、ac対応していない機器をどこまで運用想定するか、という点もありますし、距離が求められる場合は「802.11n」のほうが優位なこともあるかと思いますので総合的な判断が必要になります。)
また、無線LANを安全に利用するためには、セキュリティの観点も必要です。無線LANの暗号化「WPA2-PSK(AES)」などは有名ですが、その他にもSSIDをステルスにすることや、接続される機器やアカウント等を登録しておくRADIUS認証やMACアドレス認証なども併せて検討する必要があります。セキュリティと利便性はどちらも大切ですが、運用の目線と安全性をバランスよく考えて仕組みを導入することが必要です。その際、専門的な知識と運用としての目線が必要な部分については、私たちができるかぎりのご支援をさせていただきます。

4月は様々な新学期の常駐支援も行っていますし、通常のヘルプデスクの問い合わせもあり、ばたばたとしていますが、その分先生方からの「ありがとう」の言葉を原動力に奮闘しております。今年は平成も最後となり、5月には改元もあります。
2月に文部科学省からも連絡があり、改元に向けて和暦表示等がある情報システムの対応も急がれます。みなさんが一般的に使用されているPC本体やofficeはマイクロソフトより更新プログラムにて対応されるようですが、独自の教育システム等を使用されている学校は改修計画などを事前に立てて、対応を行う必要があります。もしも、みなさんの周りに和暦を使用したシステムを導入されていたらご注意ください。

長くなりましたが、第1回目のお話は以上とさせていただきます。また第2回目もお付き合いいただければ幸いです。

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このような形で今後も月1回お届けしようと思います。何かございましたら、ご意見、ご質問等をどうぞよろしくお願いいたします。

-校務支援システムの導入を考える 年次更新-

投稿日 | カテゴリー: 校務支援 |

 梅の花が咲き、だんだんと体感的に春が近づいている心地がします。学年末です。3月は卒業式があり、最終学年が新たな環境へと巣立ち、先生方はご異動がある別れの季節です。児童生徒の卒業や先生方のご異動に合わせ、校務支援システムも年次更新作業を行うことで、卒業・進級、そして先生方の異動処理を行う必要があります。4月から校務支援システムを用いて円滑に業務を行えるよう、準備が必要な時です。平成30年度最後の支援員日記では、校務支援システムの年度更新についてお話をしたいと思います。

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校務支援システムの年次更新が近づいてきますと、「年に1回の作業だから、どんなことをしたらよいのか忘れてしまった。年次更新はすごく心配だ。」とお声がけいただきます。
そのお気持ち、よ~くわかります。校務支援システムの種類によっては、年次更新に非常に煩雑な操作や手順が必要なものもあります。簡単に行えるシステムでも、年に1度の作業、記憶がおぼろげで不安になってしまいますよね。導入初年度で初めて迎える年次更新ならなおさらご心配かと思います。
そんな時に是非活用いただきたいのが、メーカーやサポートが行う「年次更新研修会」です。

年次更新処理については1年に1回の作業であるため、導入年度以降も研修会を行うサポートが多いと思います。ご活用いただき、次年度へ備えていただきたいと思います。参加される際は、システムを実質管理されている先生(教務主任や情報担当)と管理職の先生(副校長先生や教頭先生)の2名で参加されるのが良いと思います。
機能の操作権限を多くお持ちの先生が2名参加される方が良いのには2つ理由があります。
1つ目は、年次更新処理はシステムの根幹にかかわる基本設定を行う作業が発生するため、「管理者」権限を持っている先生しか操作できない機能があることが多いです。研修会に参加されても、いざ操作しようと思ったときに操作権限がないと、操作ができない状態となってしまいます。実質学校で校務支援システムの管理をされている先生や管理職の先生が参加されれば、まず、操作できない機能があることはないと思います。

2つ目は、1名のみの参加だと、参加された先生がご異動となった場合、学校の年次更新処理が円滑に行えない可能性があります。2名参加されると、1名ご異動になってももう一方の先生で年次更新処理を進められますし、万が一2名ともご異動になった場合にも、校内で年次更新処理の必要事項を手分けしてご異動がない先生へ共有できます。

また、年次更新処理の研修会に参加される際は、機能の操作方法はもちろんのこと、以下の項目について注意深くお聞きになるとよいと思います。

  • ・「いつまでに」、「どんな作業」を終えておく必要があるか。
  • ・「いつから」次年度の準備(次年度の学校行事予定、クラス替え、新入生の登録など)ができるか(年度内にできるのか、年次更新後でないとできないのか)。
  • ・「誰」が行う作業か(業者が行う作業、教育委員会が行う作業、学校が行う作業など)
  • ・年度初めに「最低限」終える必要がある作業は何か。
  • ・天皇のご即位に伴う休日の設定や、帳票に出力する年度の記載方針はどうなっているか。

基本的なことと思われるかもしれませんが、年度初めは特に、先生方は非常にお忙しいです。
「5W1H」をはっきりさせておくことで、年度初めの準備に備えることができます。
次年度は天皇の退位、即位、元号の変更がありますので、祝祭日の設定(特に出席簿に出力される祝祭日名)や帳票に記載する和暦年度の方針や校務支援システムの仕様はしっかり確認いただいた方が良いと思います。「言うは易し行うは難し」は重々承知しておりますが、「いざ、名簿を出力しよう」、「いざ、出欠を入力しよう」、「成績を入力しよう」となった際に、困ることがないように最低限の準備を進められるとよいと思います。
しかしながら、完璧な人間はおりませんので、「あれ?どうだったかな?」と思うことがあれば、是非校務支援システムのサポートへお問合せください。

長くなってきましたね、読むのが疲れたころかと思います。第12回目(最終回)のお話しはここまでとしましょう。つたない文章で恐縮ですが、平成30年度1年間、支援員日記を担当させていただき、ありがとうございました。またいつかどこかでお会いできますように。

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このような形で月1回お届けしてまいりました。行政職の皆さまには校務支援システムの導入と活用の様子について知っていただくきっかけになればと思っております。ご参考になりましたでしょうか。ご意見、ご質問等をどうぞよろしくお願いいたします。

校務支援システムの導入を考える 指導要録様式2の作成

投稿日 | カテゴリー: 校務支援 |

 寒い日が続き、室内外の寒暖差、乾燥、窓を閉めがちで空気の循環が滞りやすいこともあり、全国的にインフルエンザが猛威を振るっています。学級閉鎖が発生している学校も多くいらっしゃることでしょう。手洗い、うがい、室温湿度管理、換気に気を付けて、この時期を乗り越えましょう。(3月ごろからは花粉が猛威を振るいますので、早めに備えましょう)

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さて、2月から3月初旬ごろに校務支援システムの研修で多く扱われるのが、指導要録様式2の作成です。小学校では3学期通知表、中学校では学年末の通知表の作成とは別の入力枠(入力画面)に指導要録様式2に記載する観点別評価、評定、各種所見、出欠を入力する校務システムが多いかと思いますので、もし、研修会の開催があるようであれば、ぜひご参加いただき、円滑に指導要録様式2の作成が行えるようご準備いただけますと幸いです。

指導要録様式2の本格的な作成は卒業や進級、先生方のご異動の時期と重なるため、非常にお忙しい中作成されると思います。法令上決められた年数保存が必要な書類ですがお忙しい中作成されるとどうしてもミスが生じやすくなってしまいます。
お使いの校務支援システムにもよりますが、私がサポートさせていただいた中で実際にあった指導要録様式2のお困りごとをいくつか記載してみようと思います。指導要録様式2を作成される際に、見直しのヒントのご参考となれば幸いです。

◆よくあるお困りごと:その1
新年度に指導要録を出力してみたら、過去年度の出欠情報が空欄で出力されるクラスがあった。
⇒校務支援システムは手書きによる転記を減らすことで校務の効率化を図る役割があります。そのため多くのシステムで観点別評価、評定、所見、出欠席データなどを転記する機能(「データ読込」のような仕組みが一般的ですね)を有しています。しかし“データ読込(転記)”機能の落とし穴は、転記のためのボタンをクリックし、転記された様子を確認して安心してしまい、”保存ボタン“を押し忘れることです。「そんな馬鹿な~」と思われるかもしれませんが、これが意外にも、多く発生しているトラブルなのです。基本的な操作ではありますが、保存のためのボタンは必ずクリックしましょう。仮出力をして内容を確認するとより安心です。

◆よくあるお困りごと:その2
過去年度のデータに間違いがあったので直したい。
⇒校務支援システムの機能によっては、過去年度のデータを修正するのに煩雑な操作が必要なものがあります。指導要録を仮出力し、入力箇所や内容に間違いがないかご確認いただくことを推奨します。特に、「よくあるお困りごとその1」で記載した転記の機能を使用すると、所見などを転記できる場合がありますが、転記もとになっていた所見に誤字があったということもありますので、注意が必要です。

◆よくあるお困りごと:番外編
道徳の教科化に伴い、小学校指導要録の指導要録様式2はレイアウトが変更されます。次年度に5、6年生の外国語、と3、4年生の外国語活動の記録が加わることもあり、2年連続で指導要録様式2のレイアウトが変更されることから、今年度の指導要録様式2のレイアウトについて各自治体が運用方針を示していると思います。(一部自治体では、道徳の記載が明確であれば、平成29年度までの指導要録様式2のレイアウトで出力してもよいとしている場合があります)ご不安があるようでしたら、早めに様式の運用について確認されるとよいと思います。

今回記載したのは、お困りごとのごく一部ですが、どれも次年度になってから発覚するものです。不安そうにコールセンターへ問い合わせをいただいた覚えがあります。次年度になって、過去年度のデータを直すのは大変ですから(焦ったり、不安になったりします)、できれば今年度の内に完結できるよう準備を進めていただけますと幸いです。

長くなってきましたね、読むのが疲れたころかと思います。第11回目のお話しはここまでとしましょう。次回の第12回目(最終回)では、「年度更新がやってきた」をお届けしようと思います(なお、表題は思いつきなので、変更となる場合があります。ご承知おきくださいませ)。

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このような形で今後も月1回お届けしようと思います。行政職の皆さまには校務支援システムの導入と活用の様子について知っていただくきっかけになればと思っております。ご意見、ご質問等をどうぞよろしくお願いいたします。

-校務支援システムの導入を考える 校務支援システムと組織づくり-

投稿日 | カテゴリー: 校務支援 |

 明けましておめでとうございます。支援員Sです。本年も支援員日記を宜しくお願い申し上げます。新しく何かに挑戦しようと思っている方もいらっしゃれば、何か始めたいけど、何からやればいいんだろう、とちょっともやっとしている方もいらっしゃるかもしれません。もやっとしている方は、今自分がどのような状況にいるのか書き出してみると、気づくことがあるかもしれません。今回はそんなお話です(たぶん)。

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さて、4月から校務支援システムの導入後、システムを運用していく上で「こんなことするといい」、「あんなことするといい」と月ごとに記載してきました。4月は組織づくりの話をしたと思いますhttps://ict-help.jp/ict_days/komusys-337/。新年、一度スタート地点を振り返ってみます。
校務支援システムを導入し、上手く活用していくためには、「運用ルール」を自治体内で決める必要があります。しかし誰かの独断で決めていいというものではありません。しっかり協議し、決定していくために役割分担が必要になります。昨年4月の支援員日記では、そのことを文章で記載しましたが、今回は組織づくりの例を具体的に図で表してみようと思います。あくまで一例ですので、この通りに行わなければならないというものではありません。各自治体の実情に合わせて読み替えていただけるとよいと思います。

◆運用を決定していく
校務支援システム運用のイメージ

◆帳票を決定していく
帳票の決定の仕方のイメージ

このように役割分担やフローを整え、組織体制を整えることで、必要な協議を円滑に進めることができます。今回の例でいう「校務支援部会」は導入初期こそ、頻繁に集まって協議をしますが、2年、3年と運用が進むにつれて集まって協議する回数は減っていきます。
帳票に関しても、運用が進むにつれ帳票の整備も進むため、帳票様式の変更がない限り、帳票の確認事項は減っていきます。

組織づくりが上手くいかないと、学校現場の意見を集約しづらく、方針が定まらないため、2年目、3年目になっても運用が落ち着きません。組織体制を整え、校務支援システムの導入を進めることで、校務システムを業務で有効に活用できるようになります。
組織体制作りは自治体によって様々ですが、この1例が参考となれば幸いです。

長くなってきましたね、読むのが疲れたころかと思います。第10回目のお話しはここまでとしましょう。次回の第11回目では、「学年末の成績処理」をお届けしようと思います(なお、表題は思いつきなので、変更となる場合があります。ご承知おきくださいませ)。

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このような形で今後も月1回お届けしようと思います。行政職の皆さまには校務支援システムの導入と活用の様子について知っていただくきっかけになればと思っております。ご意見、ご質問等をどうぞよろしくお願いいたします。