教育委員会行政職の皆様に送る 現役ICT支援員を最大限活用できる3つの項目

投稿日 | カテゴリー: プログラミング教育, 授業支援, 校務支援 |

皆様こんにちは。
毎月1回現役ICT支援員による現場ならではのお話をお届けしているICT支援員日記も60回以上更新をし、皆様から様々な反響を頂いております。ありがとうございます。
記事数が多くなってきましたので、目次を設定いたしました。

ICT支援員をご活用いただく際の参考になれば幸いです。なお、1万viewを超える大人気コンテンツ「パワーポイントですごろく作成」は、ICT支援員が現場の先生と1年生でも楽しめるものを、と工夫して考えついたものです。

ICT支援員イメージ
◆ICT支援員活用事例1

授業支援
https://ict-help.jp/ict_days/category/class-support/
小学校1年生から6年生まで、具体的にどのような授業でどのような支援を行ったか、写真付きでご紹介しています。「けいさつひみつブック」等おもしろコンテンツ満載です。

◆ICT支援員活用事例2

プログラミング教育支援
https://ict-help.jp/ict_days/category/%e3%83%97%e3%83%ad%e3%82%b0%e3%83%a9%e3%83%9f%e3%83%b3%e3%82%b0%e6%95%99%e8%82%b2/
長年Scratchに携わってきた支援員が、その経験を活かして「Scratchでプログラミングを行うには」という観点でご紹介しています。

◆ICT支援員活用事例3

校務支援
https://ict-help.jp/ict_days/category/%e6%a0%a1%e5%8b%99%e6%94%af%e6%8f%b4/
現場に出向いて実際に研修を担当する支援員が、現場の目線で校務支援システムの導入について「こうすればうまくいくのでは」というノウハウをご紹介しています。

ご活用の参考にしていただければ幸いです。よろしくお願い申し上げます。

-校務支援システムの導入を考える 年次更新-

投稿日 | カテゴリー: 校務支援 |

 梅の花が咲き、だんだんと体感的に春が近づいている心地がします。学年末です。3月は卒業式があり、最終学年が新たな環境へと巣立ち、先生方はご異動がある別れの季節です。児童生徒の卒業や先生方のご異動に合わせ、校務支援システムも年次更新作業を行うことで、卒業・進級、そして先生方の異動処理を行う必要があります。4月から校務支援システムを用いて円滑に業務を行えるよう、準備が必要な時です。平成30年度最後の支援員日記では、校務支援システムの年度更新についてお話をしたいと思います。

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校務支援システムの年次更新が近づいてきますと、「年に1回の作業だから、どんなことをしたらよいのか忘れてしまった。年次更新はすごく心配だ。」とお声がけいただきます。
そのお気持ち、よ~くわかります。校務支援システムの種類によっては、年次更新に非常に煩雑な操作や手順が必要なものもあります。簡単に行えるシステムでも、年に1度の作業、記憶がおぼろげで不安になってしまいますよね。導入初年度で初めて迎える年次更新ならなおさらご心配かと思います。
そんな時に是非活用いただきたいのが、メーカーやサポートが行う「年次更新研修会」です。

年次更新処理については1年に1回の作業であるため、導入年度以降も研修会を行うサポートが多いと思います。ご活用いただき、次年度へ備えていただきたいと思います。参加される際は、システムを実質管理されている先生(教務主任や情報担当)と管理職の先生(副校長先生や教頭先生)の2名で参加されるのが良いと思います。
機能の操作権限を多くお持ちの先生が2名参加される方が良いのには2つ理由があります。
1つ目は、年次更新処理はシステムの根幹にかかわる基本設定を行う作業が発生するため、「管理者」権限を持っている先生しか操作できない機能があることが多いです。研修会に参加されても、いざ操作しようと思ったときに操作権限がないと、操作ができない状態となってしまいます。実質学校で校務支援システムの管理をされている先生や管理職の先生が参加されれば、まず、操作できない機能があることはないと思います。

2つ目は、1名のみの参加だと、参加された先生がご異動となった場合、学校の年次更新処理が円滑に行えない可能性があります。2名参加されると、1名ご異動になってももう一方の先生で年次更新処理を進められますし、万が一2名ともご異動になった場合にも、校内で年次更新処理の必要事項を手分けしてご異動がない先生へ共有できます。

また、年次更新処理の研修会に参加される際は、機能の操作方法はもちろんのこと、以下の項目について注意深くお聞きになるとよいと思います。

  • ・「いつまでに」、「どんな作業」を終えておく必要があるか。
  • ・「いつから」次年度の準備(次年度の学校行事予定、クラス替え、新入生の登録など)ができるか(年度内にできるのか、年次更新後でないとできないのか)。
  • ・「誰」が行う作業か(業者が行う作業、教育委員会が行う作業、学校が行う作業など)
  • ・年度初めに「最低限」終える必要がある作業は何か。
  • ・天皇のご即位に伴う休日の設定や、帳票に出力する年度の記載方針はどうなっているか。

基本的なことと思われるかもしれませんが、年度初めは特に、先生方は非常にお忙しいです。
「5W1H」をはっきりさせておくことで、年度初めの準備に備えることができます。
次年度は天皇の退位、即位、元号の変更がありますので、祝祭日の設定(特に出席簿に出力される祝祭日名)や帳票に記載する和暦年度の方針や校務支援システムの仕様はしっかり確認いただいた方が良いと思います。「言うは易し行うは難し」は重々承知しておりますが、「いざ、名簿を出力しよう」、「いざ、出欠を入力しよう」、「成績を入力しよう」となった際に、困ることがないように最低限の準備を進められるとよいと思います。
しかしながら、完璧な人間はおりませんので、「あれ?どうだったかな?」と思うことがあれば、是非校務支援システムのサポートへお問合せください。

長くなってきましたね、読むのが疲れたころかと思います。第12回目(最終回)のお話しはここまでとしましょう。つたない文章で恐縮ですが、平成30年度1年間、支援員日記を担当させていただき、ありがとうございました。またいつかどこかでお会いできますように。

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このような形で月1回お届けしてまいりました。行政職の皆さまには校務支援システムの導入と活用の様子について知っていただくきっかけになればと思っております。ご参考になりましたでしょうか。ご意見、ご質問等をどうぞよろしくお願いいたします。

校務支援システムの導入を考える 指導要録様式2の作成

投稿日 | カテゴリー: 校務支援 |

 寒い日が続き、室内外の寒暖差、乾燥、窓を閉めがちで空気の循環が滞りやすいこともあり、全国的にインフルエンザが猛威を振るっています。学級閉鎖が発生している学校も多くいらっしゃることでしょう。手洗い、うがい、室温湿度管理、換気に気を付けて、この時期を乗り越えましょう。(3月ごろからは花粉が猛威を振るいますので、早めに備えましょう)

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さて、2月から3月初旬ごろに校務支援システムの研修で多く扱われるのが、指導要録様式2の作成です。小学校では3学期通知表、中学校では学年末の通知表の作成とは別の入力枠(入力画面)に指導要録様式2に記載する観点別評価、評定、各種所見、出欠を入力する校務システムが多いかと思いますので、もし、研修会の開催があるようであれば、ぜひご参加いただき、円滑に指導要録様式2の作成が行えるようご準備いただけますと幸いです。

指導要録様式2の本格的な作成は卒業や進級、先生方のご異動の時期と重なるため、非常にお忙しい中作成されると思います。法令上決められた年数保存が必要な書類ですがお忙しい中作成されるとどうしてもミスが生じやすくなってしまいます。
お使いの校務支援システムにもよりますが、私がサポートさせていただいた中で実際にあった指導要録様式2のお困りごとをいくつか記載してみようと思います。指導要録様式2を作成される際に、見直しのヒントのご参考となれば幸いです。

◆よくあるお困りごと:その1
新年度に指導要録を出力してみたら、過去年度の出欠情報が空欄で出力されるクラスがあった。
⇒校務支援システムは手書きによる転記を減らすことで校務の効率化を図る役割があります。そのため多くのシステムで観点別評価、評定、所見、出欠席データなどを転記する機能(「データ読込」のような仕組みが一般的ですね)を有しています。しかし“データ読込(転記)”機能の落とし穴は、転記のためのボタンをクリックし、転記された様子を確認して安心してしまい、”保存ボタン“を押し忘れることです。「そんな馬鹿な~」と思われるかもしれませんが、これが意外にも、多く発生しているトラブルなのです。基本的な操作ではありますが、保存のためのボタンは必ずクリックしましょう。仮出力をして内容を確認するとより安心です。

◆よくあるお困りごと:その2
過去年度のデータに間違いがあったので直したい。
⇒校務支援システムの機能によっては、過去年度のデータを修正するのに煩雑な操作が必要なものがあります。指導要録を仮出力し、入力箇所や内容に間違いがないかご確認いただくことを推奨します。特に、「よくあるお困りごとその1」で記載した転記の機能を使用すると、所見などを転記できる場合がありますが、転記もとになっていた所見に誤字があったということもありますので、注意が必要です。

◆よくあるお困りごと:番外編
道徳の教科化に伴い、小学校指導要録の指導要録様式2はレイアウトが変更されます。次年度に5、6年生の外国語、と3、4年生の外国語活動の記録が加わることもあり、2年連続で指導要録様式2のレイアウトが変更されることから、今年度の指導要録様式2のレイアウトについて各自治体が運用方針を示していると思います。(一部自治体では、道徳の記載が明確であれば、平成29年度までの指導要録様式2のレイアウトで出力してもよいとしている場合があります)ご不安があるようでしたら、早めに様式の運用について確認されるとよいと思います。

今回記載したのは、お困りごとのごく一部ですが、どれも次年度になってから発覚するものです。不安そうにコールセンターへ問い合わせをいただいた覚えがあります。次年度になって、過去年度のデータを直すのは大変ですから(焦ったり、不安になったりします)、できれば今年度の内に完結できるよう準備を進めていただけますと幸いです。

長くなってきましたね、読むのが疲れたころかと思います。第11回目のお話しはここまでとしましょう。次回の第12回目(最終回)では、「年度更新がやってきた」をお届けしようと思います(なお、表題は思いつきなので、変更となる場合があります。ご承知おきくださいませ)。

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このような形で今後も月1回お届けしようと思います。行政職の皆さまには校務支援システムの導入と活用の様子について知っていただくきっかけになればと思っております。ご意見、ご質問等をどうぞよろしくお願いいたします。

-校務支援システムの導入を考える 校務支援システムと組織づくり-

投稿日 | カテゴリー: 校務支援 |

 明けましておめでとうございます。支援員Sです。本年も支援員日記を宜しくお願い申し上げます。新しく何かに挑戦しようと思っている方もいらっしゃれば、何か始めたいけど、何からやればいいんだろう、とちょっともやっとしている方もいらっしゃるかもしれません。もやっとしている方は、今自分がどのような状況にいるのか書き出してみると、気づくことがあるかもしれません。今回はそんなお話です(たぶん)。

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さて、4月から校務支援システムの導入後、システムを運用していく上で「こんなことするといい」、「あんなことするといい」と月ごとに記載してきました。4月は組織づくりの話をしたと思いますhttps://ict-help.jp/ict_days/komusys-337/。新年、一度スタート地点を振り返ってみます。
校務支援システムを導入し、上手く活用していくためには、「運用ルール」を自治体内で決める必要があります。しかし誰かの独断で決めていいというものではありません。しっかり協議し、決定していくために役割分担が必要になります。昨年4月の支援員日記では、そのことを文章で記載しましたが、今回は組織づくりの例を具体的に図で表してみようと思います。あくまで一例ですので、この通りに行わなければならないというものではありません。各自治体の実情に合わせて読み替えていただけるとよいと思います。

◆運用を決定していく
校務支援システム運用のイメージ

◆帳票を決定していく
帳票の決定の仕方のイメージ

このように役割分担やフローを整え、組織体制を整えることで、必要な協議を円滑に進めることができます。今回の例でいう「校務支援部会」は導入初期こそ、頻繁に集まって協議をしますが、2年、3年と運用が進むにつれて集まって協議する回数は減っていきます。
帳票に関しても、運用が進むにつれ帳票の整備も進むため、帳票様式の変更がない限り、帳票の確認事項は減っていきます。

組織づくりが上手くいかないと、学校現場の意見を集約しづらく、方針が定まらないため、2年目、3年目になっても運用が落ち着きません。組織体制を整え、校務支援システムの導入を進めることで、校務システムを業務で有効に活用できるようになります。
組織体制作りは自治体によって様々ですが、この1例が参考となれば幸いです。

長くなってきましたね、読むのが疲れたころかと思います。第10回目のお話しはここまでとしましょう。次回の第11回目では、「学年末の成績処理」をお届けしようと思います(なお、表題は思いつきなので、変更となる場合があります。ご承知おきくださいませ)。

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このような形で今後も月1回お届けしようと思います。行政職の皆さまには校務支援システムの導入と活用の様子について知っていただくきっかけになればと思っております。ご意見、ご質問等をどうぞよろしくお願いいたします。

-校務支援システムの導入を考える 校務支援システムとヘルプデスク-

投稿日 | カテゴリー: 校務支援 |

こんにちは、支援員Sです。クリスマスが近づき、街はイルミネーションできらびやかに変身している地域も多いですね。
家々の窓から漏れる明かりは、寒い中でもどこかほっとした温かさがあり味わい深い季節です。それと同時に年越しが迫り、冬の「味わい深さ」にひたっていられない余裕のなさもある「師走」は、客観的にみると面白い時季です。
そんな中、新しく校務支援システムを導入した自治体では、成績処理時期にシステムに関する問い合わせで教育委員会担当部署の電話が鳴りやまない、「師走」を迎えているかもしれません。そんなとき、「こんな」サポートがあったらいいと思いませんか?今日はそんなお話です。

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校務支援システムを導入するにあたり、ヘルプデスクを活用している自治体は多くいらっしゃると思います。しかし、実際に運用を始めてみると「どこまでをヘルプデスクに聞けばよいのかわからない」、「ヘルプデスクで答えられないことかもしれない」、「たらい回しにされるかもしれないので最初から教育委員会の担当部署へ電話しよう」など様々な理由から「教育委員会の担当部署」へ学校から問い合わせが殺到し、終始電話対応に追われてしまうという状況になることがあります。実際に頭を抱えていらっしゃる部署もあるのではないでしょうか。メーカーとのサポート契約の条件にもよるとは思いますが、そんなときぜひ活用していただきたいのが成績処理時期(2週間程度)の「短期常駐サポート」です。

【短期常駐サポートの例:自治体A市様の場合】
自治体内の学校が3期制であり、6月末から7月、11月末から12月、3月の通知表作成に伴う成績処理時期に教育委員会の担当部署へコールセンターの対応者が短期常駐するサポートを行いました。
教育委員会の担当部署へ学校から問い合わせがあったお電話の内、校務支援システムの操作に関わる内容については、常駐サポートの人員が引き継いで回答を行いました。そうすることで、教育委員会のご担当者が電話に対応する時間を減らし、業務時間を確保する手助けとなりました。運用面については教育委員会より回答いただくこともでき、効率の良いサポートとなりました。コールセンターやメーカーにとっても現場での校務支援システムの運用実態を把握することができサポートの質の向上へとつながりました。

【短期常駐サポートの例:自治体B様の場合】
校務支援システムを導入している中学校8校を通知表作成時期に5日間(午前1校、午後1校)の形で訪問しました。運用初年度の1学期の通知表作成時期のサポートです。成績を入力し始め不安に感じることや、運用をそろえてほしい事項についてのご意見などをお聞きし、教育委員会のご担当者へ報告することで学校現場と教育委員会との間の調整役を担うことができました。コールセンターやメーカーにとっても現場での校務支援システムの運用実態を把握することができサポートの質の向上へとつながりました。

短期常駐サポートはずっと継続して行うものではありません。学校現場からの要望の減少やコールセンターの問い合わせ状況の推移を分析し、運用が安定していれば実施をやめることができます。実施例に挙げたA市様では運用2年目まで実施し3年目以降は実施を取りやめています。常駐サポートの方法(教育委員会に常駐する、学校を巡回する)についてはメーカーやコールセンターなどと契約の条件も含め協議する必要がありますが、校務支援システムについての電話が頻繁に鳴る自治体様におかれましては、検討いただいてきっと損はないと思います。

長くなってきましたね、読むのが疲れたころかと思います。第9回目のお話しはここまでとしましょう。次回の第10回目では、「校務支援システムを運用する上での組織体制を見直してみよう」をお届けしようと思います(なお、表題は思いつきなので、変更となる場合があります。ご承知おきくださいませ)。

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このような形で今後も月1回お届けしようと思います。行政職の皆さまには校務支援システムの導入と活用の様子について知っていただくきっかけになればと思っております。ご意見、ご質問等をどうぞよろしくお願いいたします。

-校務支援システムの導入を考える 校務支援システムとヘルプデスク-

投稿日 | カテゴリー: 校務支援 |

 こんにちは、支援員Sです。秋が深まり、冬が近づいている感じがします。中学校の先生におかれましては、中学校3年生の調査書の作成などが始まっている頃と思います。進路担当の先生は毎年度代わられることが多く、進路関係の成績処理や帳票作成はどうしたらよいかわからなくなってしまうことがあります。そんなときにヘルプデスク(校務支援システムのコールセンター)へ問い合わせができると便利ですよね。
さて、今回は校務支援システムとヘルプデスクについてお話ししたいと思います。

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校務支援システムの導入と一緒に検討したいのが、メーカー等のヘルプデスク(サポート)です。校務支援システムのことで困ったことがあれば、ヘルプデスクへ問い合わせることができるととても便利です。しかし、校務支援システムの円滑な運用はヘルプデスクだけでは成り立ちません。ヘルプデスクと自治体様の役割分担や連携が円滑運用の大きなカギとなります。今回は3つのことをご紹介します。

【ヘルプデスクの問い合わせ受付手段】
文部科学省が出している「統合型校務支援システム導入のための手引き(第3章~第5章)にも記載されていますが、ヘルプデスクの活用を検討する際に、「受付時間」、「対応基準」を明確にしておく必要があります。
これに加えて、「問い合わせ受付手段」も加えるとよりよいでしょう。例えば、「電話」、「メール」、「FAX」などです。特にメールは、問い合わせ手段として活用できるか確認するとよいです。「電話」のみとなると、電話口で先生を拘束してしまい、学校様の電話回線を占領してしまうことがあります。また、「電話」は心理的ハードルが高いという方もいらっしゃると思います。電話は苦手だけど、メールなら…という方も多いのではないでしょうか。また、対応時間外でも、「とりあえず先んじてメールで問い合わせをしておく」と、少なくとも翌日にメールもしくは電話でヘルプデスクから一次回答があるので便利です。

【教育委員会様とヘルプデスクの連携】
校務支援システムのヘルプデスクの対応者は、校務の基本的な知識、自社の校務支援システムの挙動、操作について精通していますが、実はそれだけでは対応が難しいこともあります。それは各自治体様において、帳票の記載規則や様式が異なることが少なくなく、それによって運用ルールも様々だからです。ヘルプデスクはあくまで校務支援システムの操作方法しかご回答できません。先生の疑問にお答えしていると、最終的に「運用上の問題」であることがあります。その場合、ヘルプデスクが学校様にどのようにご回答するか取り決めをしておく必要があります。

<よくある例>

  • ◆運用面については校内で確認の上、教育委員会様へ連絡いただくよう案内
  • ◆教育委員会様で運用に関する資料を発行しており、資料を確認いただくよう案内
  • ◆校務支援部会のとりまとめ役となっている○○中(小)学校の□□先生へ確認

いただくよう案内

また、自治体様の運用ルールについては、別途、ヘルプデスクと共有する場(手段)を設けておくとよいでしょう。ヘルプデスクが対応する際に先生の操作手順を具体的に想像しながら対応できたり、ヒアリングの質が向上したりするため、自治体様、ヘルプデスクの双方にとってメリットがあります。

【ヘルプデスクの稼働状況の確認】
自治体様がヘルプデスクのサービスレベルを定期的にチェックする必要があります。例えば、放棄呼率(電話回線が混みあっていて、繋がらなかった件数)の確認です。問い合わせ件数と放棄呼率を比較し、あまりにも放棄呼率が高い場合は、ヘルプデスクの対応に何かしらの問題がある可能性があります。その場合は対応改善を要求することが必要です。その他にも、問い合わせ1件に対しての対応時間や対応速度、解決率が適切かなど、各自治体様のニーズに合ったサービスレベルのチェックを定期的に行うことをお勧めします。ご契約の際にはこれらの報告を求める仕様書にしていただくといいと思います。
ヘルプデスクの質ではなく、単純に問い合わせの集中が原因という場合もあります。若干の違いはあるものの、全国的に先生の空き時間は似たり寄ったりです。ですので、校務支援システムのことでヘルプデスクへご連絡いただく時間帯は、先生方の授業がない時間、昼休み、授業後などが多くなります。そのため、ヘルプデスクへ問い合わせるタイミングが重なり、回線が混みあうケースが見受けられます。特に成績処理時期は「ヘルプデスクへ電話をかけたのに繋がらない」というお声を多く耳にします。電話が集中する時間帯などを明確にし、あらかじめ周知することで、「メールで問い合わせよう」、「少し電話の時間をずらそう」など、少しの工夫で「繋がらない」ストレスを減らすことも可能となるでしょう。

長くなってきましたね、読むのが疲れたころかと思います。第8回目のお話しはここまでとしましょう。次回の第9回目では、「校務支援システムを導入したら、教育委員会様の担当部署の電話が鳴りやまない…助けて!」をお届けしようと思います(なお、表題は思いつきなので、変更となる場合があります。ご承知おきくださいませ)。

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このような形で今後も月1回お届けしようと思います。行政職の皆さまには校務支援システムの導入と活用の様子について知っていただくきっかけになればと思っております。ご意見、ご質問等をどうぞよろしくお願いいたします。

-校務支援システムの導入を考える 校務支援システムとヘルプデスク-

投稿日 | カテゴリー: 校務支援 |

 こんにちは、支援員Sです。秋が深まり、冬が近づいている感じがします。中学校の先生におかれましては、中学校3年生の調査書の作成などが始まっている頃と思います。進路担当の先生は毎年度代わられることが多く、進路関係の成績処理や帳票作成はどうしたらよいかわからなくなってしまうことがあります。そんなときにヘルプデスク(校務支援システムのコールセンター)へ問い合わせができると便利ですよね。
さて、今回は校務支援システムとヘルプデスクについてお話ししたいと思います。

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校務支援システムの導入と一緒に検討したいのが、メーカー等のヘルプデスク(サポート)です。校務支援システムのことで困ったことがあれば、ヘルプデスクへ問い合わせることができるととても便利です。しかし、校務支援システムの円滑な運用はヘルプデスクだけでは成り立ちません。ヘルプデスクと自治体様の役割分担や連携が円滑運用の大きなカギとなります。今回は3つのことをご紹介します。

【ヘルプデスクの問い合わせ受付手段】
文部科学省が出している「統合型校務支援システム導入のための手引き(第3章~第5章)にも記載されていますが、ヘルプデスクの活用を検討する際に、「受付時間」、「対応基準」を明確にしておく必要があります。これに加えて、「問い合わせ受付手段」も加えるとよりよいでしょう。例えば、「電話」、「メール」、「FAX」などです。特にメールは、問い合わせ手段として活用できるか確認するとよいです。「電話」のみとなると、電話口で先生を拘束してしまい、学校様の電話回線を占領してしまうことがあります。また、「電話」は心理的ハードルが高いという方もいらっしゃると思います。電話は苦手だけど、メールなら…という方も多いのではないでしょうか。また、対応時間外でも、「とりあえず先んじてメールで問い合わせをしておく」と、少なくとも翌日にメールもしくは電話でヘルプデスクから一次回答があるので便利です。

【教育委員会様とヘルプデスクの連携】
校務支援システムのヘルプデスクの対応者は、校務の基本的な知識、自社の校務支援システムの挙動、操作について精通していますが、実はそれだけでは対応が難しいこともあります。それは各自治体様において、帳票の記載規則や様式が異なることが少なくなく、それによって運用ルールも様々だからです。ヘルプデスクはあくまで校務支援システムの操作方法しかご回答できません。先生の疑問にお答えしていると、最終的に「運用上の問題」であることがあります。その場合、ヘルプデスクが学校様にどのようにご回答するか取り決めをしておく必要があります。

<よくある例>

  • ◆運用面については校内で確認の上、教育委員会様へ連絡いただくよう案内
  • ◆教育委員会様で運用に関する資料を発行しており、資料を確認いただくよう案内
  • ◆校務支援部会のとりまとめ役となっている○○中(小)学校の□□先生へ確認いただくよう案内

また、自治体様の運用ルールについては、別途、ヘルプデスクと共有する場(手段)を設けておくとよいでしょう。ヘルプデスクが対応する際に先生の操作手順を具体的に想像しながら対応できたり、ヒアリングの質が向上したりするため、自治体様、ヘルプデスクの双方にとってメリットがあります。

【ヘルプデスクの稼働状況の確認】
自治体様がヘルプデスクのサービスレベルを定期的にチェックする必要があります。例えば、放棄呼率(電話回線が混みあっていて、繋がらなかった件数)の確認です。問い合わせ件数と放棄呼率を比較し、あまりにも放棄呼率が高い場合は、ヘルプデスクの対応に何かしらの問題がある可能性があります。その場合は対応改善を要求することが必要です。その他にも、問い合わせ1件に対しての対応時間や対応速度、解決率が適切かなど、各自治体様のニーズに合ったサービスレベルのチェックを定期的に行うことをお勧めします。ご契約の際にはこれらの報告を求める仕様書にしていただくといいと思います。
ヘルプデスクの質ではなく、単純に問い合わせの集中が原因という場合もあります。若干の違いはあるものの、全国的に先生の空き時間は似たり寄ったりです。ですので、校務支援システムのことでヘルプデスクへご連絡いただく時間帯は、先生方の授業がない時間、昼休み、授業後などが多くなります。そのため、ヘルプデスクへ問い合わせるタイミングが重なり、回線が混みあうケースが見受けられます。特に成績処理時期は「ヘルプデスクへ電話をかけたのに繋がらない」というお声を多く耳にします。電話が集中する時間帯などを明確にし、あらかじめ周知することで、「メールで問い合わせよう」、「少し電話の時間をずらそう」など、少しの工夫で「繋がらない」ストレスを減らすことも可能となるでしょう。

長くなってきましたね、読むのが疲れたころかと思います。第8回目のお話しはここまでとしましょう。次回の第9回目では、「校務支援システムを導入したら、教育委員会様の担当部署の電話が鳴りやまない…助けて!」をお届けしようと思います(なお、表題は思いつきなので、変更となる場合があります。ご承知おきくださいませ)。

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このような形で今後も月1回お届けしようと思います。行政職の皆さまには校務支援システムの導入と活用の様子について知っていただくきっかけになればと思っております。ご意見、ご質問等をどうぞよろしくお願いいたします。

-校務支援システムの導入を考える 校務支援システムと調査書-

投稿日 | カテゴリー: 校務支援 |

 こんにちは、支援員Sです。夏休みが明けて学校がはじまりました。3学期制の学校様は新学期、2学期制の学校様は前期再開ですね。児童生徒の皆さんは長い休みが明けると、登校するときちょっと緊張してしまいますね。もしかしたら、お引越しをして夏休み明けから別の学校へ通うことになった児童生徒もいるかもしれません。皆さんに素敵な出会いがありますように。
校務支援システムの処理を考えると、8月の終わりごろから転出入の処理を行われる学校様が多いように感じます。
さて、今回は校務支援システムと転出入や出席簿についてお話ししたいと思います。

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【転出入についてのあれこれ】
校務支援システムも様々種類がありますが、1つ選定するポイントとなるのが転出入の処理時の学校間の連携機能です。
校務支援システムの中には、市内のA校からB校へ市内転出(市内転居)する際に、校務支援システム上で学籍データや健康診断のデータを連携できるものがあります。もちろん、紙媒体で指導要録や児童生徒健康診断票の写しは別途転出先の学校へ送付する必要がありますが、市内で転出入の連携ができると、受け入れる側の学校様はご負担軽減へとつながります。システムに児童を新規に登録すると入力違いが心配ですが、市内間連携できると、「受け入れ」の処理を行うことで転入の処理が可能となります(ただし、転居先住所などに間違いがある可能性もあるので、確認は必要です)。また、健康診断の結果については、義務教育において9年間の見取りができると安心です。保健関係のデータも連携できる校務支援システムであると、なお利便性が上がります。
市外からの転入生については、前在籍校から送付された書類を確認しながらの新規登録が必要となる場合がほとんどです。転出入は頻繁にある操作ではないので、「あ、忘れてしまったな…」と思ったら、マニュアルやコールセンターを活用しましょう。

【出席簿についてのあれこれ】
出席簿も指導要録要録(指導の記録)や児童生徒健康診断票同様、5年間の保存が義務付けられている公簿です。
出席簿は自治体様によって様式や記載する記号、記載の仕方が様々な帳票です。児童生徒の並び順1つとっても様々なルールがあります。
様々なルールの例
・指導要録同様の公簿用番号順
・誕生日順           など

転入生がいる場合は変則的なルールになるという自治体様もあります。

・基本的に五十音順だが、転入生は転入当月のみクラスの末番、翌月から五十音順に含め
 る

よく耳にする問い合わせを2つご紹介します。
その1:去校日と除籍日(転出先の学校に学籍が移る前日)の期間が空いている場合の記載をどうしたらよいか?
「授業日数の記載はどうしたらいいの?」、「欠席にするんだっけ?」、「クラスの在籍者数に含めるんだっけ?」という疑問の声が多く寄せられます。

その2:学級閉鎖があったから、授業日数を修正したい
12月ごろから徐々に増える問い合わせです。授業日数は基本学年単位で管理しますので、「学級閉鎖」では授業日数を変更しない自治体様が多いと思います(独自の運用をされている場合もありますので、断言は避けさせていただきます)。

実は校務支援システムのコールセンターでは、自治体様の運用まで回答できないという場合があります。「あくまで校務支援システムの操作方法しか案内できない」というコールセンターもあります。校務支援システムは児童生徒の学籍データや成績、出欠席のデータを蓄積していくシステムです。運用ルールや記載規則があやふやなままで使用した結果、入力ミスへつながってしまうことがあるかもしれません。「記載規則があやふやだな」と思ったら、校内で記載規則を確認してみましょう。

長くなってきましたね、読むのが疲れたころかと思います。第5回目のお話しはここまでとしましょう。次回の第7回目では、「進路関係帳票作成時期かと思いますが、あえて保健関係のお話をしましょう」をお届けしようと思います(なお、表題は思いつきなので、変更となる場合があります。ご承知おきくださいませ)。

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このような形で今後も月1回お届けしようと思います。行政職の皆さまには校務支援システムの導入と活用の様子について知っていただくきっかけになればと思っております。ご意見、ご質問等をどうぞよろしくお願いいたします。

-校務支援システムの導入を考える 校務支援システムと調査書-

投稿日 | カテゴリー: 校務支援 |

 こんにちは、支援員Sです。うだるような暑さが続いています。年齢性別問わず、熱中症対策が必須ですね…。学校様におかれましては、夏季休業期間であり、先生がたにおかれましては、様々な研修がある期間かと思います。校務支援システムの研修では、8月ごろに中学校様の調査書(進路関係帳票)作成の研修が開かれる傾向があります。
さて、今回は校務支援システムと調査書についてお話ししたいと思います。

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「せっかく校務支援システムを導入し、通知表や指導要録の成績処理を行うなら、調査書を校務支援システムから出力できるようにしたい」そういったお声を耳にします。校務支援システムで観点別評価や評定を算出している自治体様なら、なおさら、1つのシステムでできた方がいいというお考えになると思います。
しかし、調査書を校務支援システムで出力していくには難しい問題があります。それは地域によって調査書の様式がバラバラであるということです。指導要録の様式以上にバラバラです。

【よくある例】
私自身いくつかの自治体様の様式を拝見したことがございますが、指導要録以上に調査書の様式は様々です。例えば以下のような違いがありました。

○3年次の学習の記録(観点別評価、評定)の算出期間

  • ・1学期~2学期(前期~後期前半)を合算して、観点別評価、評定を記載する
  • ・進学先の高校(国立・公立・私立)の種類に応じて、「1学期~3学期前半」を合算して観点別評価、評定を記載する
  • ・1学期~2学期(前期~後期前半)を合算して、評定のみ記載する

○過去年度の学習の記録(観点別評価、評定)

  • ・2年次の指導要録に記載した観点別評価、評定を記載する
  • ・1年次、2年次の評定のみ記載する

○所見

  • ・3年次の行動の記録を記載する、もしくは記載しない
  • ・特別活動の記録(○での評価)を記載する、もしくは記載しない
  • ・総合的な学習の時間の記録は、2年次と3年次の学習活動と評価を記載する、1年次、2年次は学習活動、3年次は評価を記載する、もしくは記載しない

○出欠の記録

  • ・1年次~3年次の欠席日数のみ記載する(20日以上の欠席がある場合、理由を記載する)
  • ・1年次~3年次の授業日数と欠席日数、欠席の主な理由を記載する
  • ・記載しない

上記の例はほんの一部ですが、これだけ地域差があると、校務支援システムのパッケージ商品では対応が難しく、製品のカスタマイズが必要となる場合があります。
さらに難しいのが、一度カスタマイズしてその後様式が変わらないかというと、様式の変更が指導要録と比べて頻繁に起こりえます。なぜなら、調査書は「高校側の書類」だからです。校務支援システムを導入している中学校側が「今の様式のままがいいな…」と思っても、高校側が「拒否」する場合、様式を変えざるを得ません。その場合、様式が変わるごとにカスタマイズが生じることになります。国立高校、公立高校の様式もさることながら、私立高校の様式はもっと頻繁に変更が生じます。学部の新設や廃止も多く、毎年対応に追われることもあります。

校務支援システムで調査書を出力するかどうかは慎重な検討が必要になります。まず、自治体様の地域に応じて、お使いの校務支援システムでの調査書の対応が可能なのか、どのような項目を出力する必要があるかを洗い出すことが必須でしょう。そして、対応が可能かをメーカーや導入業者と協力して検討する必要があります。自治体様によっては、進路関係帳票出力用に別のシステムを使い、進路関係帳票出力用のシステムに流し込む成績を校務支援システムから出力するというシステム同士の連携プレーで運用していることもあります。
調査書などの進路関係帳票は本当に大切な処理です。子どもたちの進路、未来に関わります。だからこそ、十分な準備や協議が必要となります。

8月ごろに校務支援システム上の進路関係帳票処理の研修会を実施されている自治体様も多いかと思います。この時期、どうしたら進路関係の処理負担を減らしつつ、ミスなく、滞りなく高校進学の対応ができるのか、頭を抱えておられる先生を目にします。
校務支援システム導入というのは、運用や帳票の統一化を抜きには語れません。調査書などの進路関係帳票の対応に効率化を求める場合、全国規模で調査書の統一化を検討しなければならないでしょう。もっと大きな規模で考えていかなければならない問題ですが、なかなか切り込めない問題であることも確かです…。

長くなってきましたね、読むのが疲れたころかと思います。第5回目のお話しはここまでとしましょう。次回の第6回目では、「転出入と出席簿」をお届けしようと思います(なお、表題は思いつきなので、変更となる場合があります。ご承知おきくださいませ)。

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このような形で今後も月1回お届けしようと思います。行政職の皆さまには校務支援システムの導入と活用の様子について知っていただくきっかけになればと思っております。ご意見、ご質問等をどうぞよろしくお願いいたします。

-校務支援システムの導入を考える 校務支援システムと通知表-

投稿日 | カテゴリー: 校務支援 |

 こんにちは、支援員Sです。学校様におかれましては、1学期通知表の準備がほぼ整い、手渡すのを待っているという頃合いかと思います。児童生徒の皆さんはどきどきしていることでしょう。

日頃、「どんなお仕事をされていますか?」と聞かれることがありますが、「学校様のご支援をしております」と回答する際に、校務支援システムのお話に触れますと、「今の学校はパソコンで成績を入力してプリントアウトするのですか! ゴム印で○を付けるのではないのですね、時代はかわったのですね……」という反応をいただきます。世間的にはまだまだ浸透していないのかもしれませんね。
さて、今回は校務支援システムと通知表についてお話ししたいと思います。

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4月に「校務支援システムの導入を考える」というお話をしました。
その際、校務支援システム導入のメリットをお話ししました。覚えていらっしゃいますか? 主に以下3点お話ししました。

  • ○手作業の大幅削減
  • ○学校内・学校間の連携
  • ○運用の統一化

「○運用の統一化」とは、簡単に申し上げると、校務上の「学校独自」ルールを減らし、自治体規模で校務のルールを統一していくことで、先生方の異動があった際に、異動先の学校様で校務上、新しく覚えることを減らしていこうというものです。校務支援システムを導入することで、入力方法や観点別評価、評定の算出方法など、成績を算出する仕組みを統一していくことができます。
次に焦点となるのは通知表などの「帳票」です。学校様によってさまざまな様式で通知表を作成されているという自治体様も多いと思います(ただ、学校独自様式といっても、大きな差異がない場合が多い印象です)。
校務支援システムを導入しようとする時に「通知表(帳票)を統一様式」にするか、従来通り「各校の様式」にするか、岐路に立ちます。
「帳票の統一化はしない」という方針は間違いではありません。それぞれの学校運営上でいえば、様式の変更をしない場合、校務支援システム導入後の違和感が少なく済みますし、保護者様へ通知表様式の変更についての周知も必要ありません。実際に校務支援システム導入時は各校別の様式を使用されている自治体様も多くあります。
しかし、2、3年運用されると「様式の統一化」に方針を変更される自治体様が数多くいらっしゃることに気が付きました。
では、なぜ、「通知表(帳票)の統一化」に変更されていく自治体様が多いのかご説明させていただきます。そこには主に2点メリットがあると思われます。

○校務上の学校独自ルールを減らす
通知表様式が各校異なると、通知表作成のルールも異なります。よくある例として、市内A校では「出欠席の備考を通知表の出欠席欄に記載する」けれど、B校では「出欠席の備考は通知表には記載しない」といったケースがあります。
このように通知表の様式に違いがあると、前在籍校のA校では校務支援システムに学期ごとの出欠席の備考を入力していたので、異動先のB校でも入力を行ったところ、通知表の試し出力をした際に出力されないことに気づいた……ということがあり得ます(「わざわざ入力したのにーーーー!!」と思ってしまいますね)。
通知表を作成する前に、自校の通知表作成について周知があるといいのですが、お忙しい中、なかなか細かい部分の周知は難しいものがあるのではないでしょうか。

一方自治体様内で様式が統一されていると、どの学校に異動しても校務システム上の入力箇所は同じ、出力される様式も同じなので「B校ではどんな様式ですか…?」という確認のための時間が不要になります。

○予算を抑えられる
例えば、小中学校が50校ある自治体様の場合、通知表(帳票)様式を各校別々にしようとすると、少なくとも50通りのカスタマイズが必要です。カスタマイズは基本、費用がかかります。しかし、小学校、中学校それぞれ統一様式にすると、最小で2通りのカスタマイズで済むのです。(なお、各学期の様式が必要な場合を想定すると、帳票のカスタマイズはより多く必要になります)。
道徳の教科化や小学校の外国語教育など、指導要領が改訂されますと、通知表の様式も変更が必要となる場合があります。そのような場合に各校様式が異なっていると、学校数分の帳票の調整が必要です。統一様式であれば、最小限の帳票の調整で済みます。

それでは、通知表(帳票)様式を統一するためには、どうしたらよいでしょうか。
それは、校務支援部会などの第三者委員会を設け、「話し合う」必要があります。話し合って各学校様のご意見を集約して作成していくのが理想です。時間はかかってしまいます。けれど、各学校が納得して運用ルールを統一していくためには避けては通れない過程でもあります。
規模が大きい自治体様であれば、様式を1つに絞るのではなく、「A様式(出欠席の備考あり)」「B様式(出欠席の備考なし)」というように、何通りかの様式に集約して、学校様にあった様式を選択いただくという方法もあるでしょう。答えは1つではないですし、方法は1つではありません。お困りであれば、メーカーや導入業者、サポート業者にもお声がけ頂いてみんなで知恵を絞りましょう。

長くなってきましたね、読むのが疲れたころかと思います。第4回目のお話しはここまでとしましょう。次回の第5回目では、「ちょっと待って調査書!」をお届けしようと思います(なお、表題は思いつきなので、変更となる場合があります。ご承知おきくださいませ)。

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このような形で今後も月1回お届けしようと思います。行政職の皆さまには校務支援システムの導入と活用の様子について知っていただくきっかけになればと思っております。ご意見、ご質問等をどうぞよろしくお願いいたします。