「業務改善の視点」が統合型校務支援システムには重要です

カテゴリー: 統合型校務支援システム導入のための手引き   パーマリンク

皆さんこんにちは

 働き方改革で話題の「統合型校務支援システムの導入のための手引き」についてご説明をさせていただきます。
http://www.mext.go.jp/a_menu/shotou/zyouhou/detail/1408684.htm

統合型校務支援システムの夜明けのイメージ

今回は、第2章、「統合型校務支援システムの基本モデルの定義」の中の第1節統合型校務支援システムの基本モデル定義の必要性と第2節統合型校務支援システムの基本モデルの概観までをご説明いたします。

統合型校務支援システムの導入により、業務負担が減る!ということを期待して導入したのに、なかなか成果が発揮されないばかりかかえって負担が増加した、ということでは本末転倒ですね。
一番最初に述べられているのは、「統合型校務支援システムの導入をきっかけにこれまでの業務のやり方を、負担軽減できるやり方に積極的に変える「業務改善」の視点を持つことが大切」ということです。
現在のやり方で先生方の負担が多いというのはどこかに業務として無理があるからだと考えられます。したがって、「現在のやり方で慣れてるからこの方法のままシステム化」すると、例えば「エクセルなら簡単に自分で変えられたのにシステムだと料金が発生するとか言われる」ということになってしまいがちです。
ですので、システム化を契機に、もう少し色々と簡略化、統一化していくことを考える必要があると言っているわけですね。

ただ、現場のことをあまり知らない立場が主導して、効率だけを考えてシステム化するのもうまくいきません。「使えないシステム」になりますので、せっかく導入したシステムも使われず廃れていってしまう可能性があります。
ですので、「これまでのやり方を変える」ということが、現場にとってどれだけ負担感があることなのかということを十分理解したうえで、現場の意見を十分聞き、そして丁寧に説明し、段階的に導入するというのも一つの手です。
そのために、この章で説明されている「基本モデル」を参考に、ここはこういう改善をしたら現場は楽になるのではないか、ここは自分の自治体ではまだまだ取り入れられないから将来の課題としよう、というような考え方もできるのではないかと提案がされています。
第3節の「業務」第4節の「機能」第5節の「帳票」では、どのようなことがシステム化でき、どういう仕事のやり方で使うことができるかということの基本モデルが紹介されています。
ただし、このモデルは小・中学校の想定ですので、高等学校や特別支援学校は必要に応じて見直しを行ってください、とあります。

なぜこのようにご説明させていただいているかというと、急激な改善は痛みを伴うということについて、全国で知見がたまってきているからです。

働き方改革は待ったなしですが、だからと言って現場の理解を得ようとせず「このシステムを使うように」というお達しだけではかえって現場が混乱する、という状況が事前にわかっているからです。
ICT支援員日記でもご紹介させていただいているように、「なんだかよくわからなけど導入しろと言われたからしました」http://ict-help.jp/ict_days/sys-341/ では導入のメリットが半減です。

どれだけ丁寧に説明しても「今までのやり方を変える」ことに対して抵抗がある人は必ずいます。ですが、説明して意見を聞くことで、その数は確実に減らせるのです。

例えば私たちがご支援している自治体では「校務システム検討委員会」が招集され、学校からは小中の教務主任、教頭、校長、事務職員、行政からは関係各課担当長が校務システムの導入について丁寧に議論を行い、

モデル校導入→一部機能全校導入・追加機能モデル校導入→追加機能全校導入・オプション機能モデル校導入

というように段階を踏み、導入前には委員会で検討されたことが各所で公開され、参加されていた先生からの口コミも広まり、驚くほどスムーズに導入が進みました。
教育委員会のご担当の先生や行政職の方は調整に苦心しておられましたが、そこで時間をかけ、頑張られたことで現場の混乱はほとんど見られなかったのが素晴らしいと思います。

 

 次回は第2章第3節 統合型校務支援システムが対象とする業務 についてご説明させていただきます。

何かご質問、ご意見等ございましたら是非お聞かせください。

よろしくお願い申し上げます。